Nieuwe website met blog over presenteren

Beste lezer,

Deze blog is vervangen door mijn vernieuwde website met veel nieuwe artikelen over presenteren. Neem een kijkje op www.conduite.nl.
 
Meld je op de website aan voor de ezine en ontvang 2 keer per maand automatisch de laatste artikelen. Als dank krijg je het gratis e-book "Een overtuigende presentatie maken in 5 stappen".

Groeten!
Pauline

Hoe een stotteraar van koninklijk bloed leert presenteren, The King's Speech

Zal king George VI uiteindelijk leren presenteren? Een waargebeurde verhaal over de Duke of York (gespeeld door Colin Firth) die een enorme hobbel moet overwinnen. George VI wordt onverwacht koning als zijn broer afstand doet van de troon. King George VI heeft sinds zijn jeugd een handicap, hij stottert. Verschillende 'artsen' nemen hem onder handen, zonder succes. Dan vindt zijn vrouw een speech coach, Lionel Logue (gespeeld door Geoffrey Rush).

Lionel Logue heeft geen opleiding voor speech coach maar werkt op basis van vertrouwen en jarenlange ervaring. Langzaam maar zeker wint Logue met zijn ongebruikelijke methoden het vertrouwen van George. In een van de eerste ontmoetingen laat hij George een koptelefoon met klassieke muziek opzetten en tegelijkertijd een stukje van Shakespeare voorlezen. Nadat hij dat gedaan heeft, loopt George boos weg omdat hij denkt dat het allemaal geen zin heeft. Een aantal dagen later zet hij toch thuis de grammofoonplaat op: hij hoort zijn eigen stem alle zinnen uitspreken, zonder stotteren!

Door het gebruik van de grammofoon vindt er meteen in het begin van de sessies een doorbraak plaats. Iets dat ik tijdens mijn trainingen ook ervaar door de camera te gebruiken. Wanneer je jezelf terugziet en hoort, weet je meestal zelf een aantal belangrijke verbeterpunten al te noemen. Ook ben je meer gemotiveerd om er wat aan te doen. Na het aanpakken van die eerste verbeterpunten ontstaat er ruimte voor finetuning en een echt boeiende presentatie. Het gebruik van een camera is essentieel, omdat je ziet en hoort hoe je werkelijk overkomt en niet hoe je denkt dat je overkomt.
 

Een belangrijke boodschap in de film is vertrouwen hebben in jezelf en je eigen stem. Door steeds maar door te gaan, ondanks die angstaanjagende momenten voor een groot publiek, slaagt George erin te vertrouwen op zichzelf en zijn stem. Presenteren is doorzetten, oefenen, net zo lang tot het lukt.

Hieronder zie je een stukje waarin de echte koning George VI een toespraak houdt in Glasgow in 1938. In het laatste stukje weet George dat er twee woorden met een P aankomen. Wanneer je The King's Speech hebt gezien, weet je hoe ontzettend veel moeite hem dit kostte. 

Wat doen live artiesten wat jij ook kan?

Live optredens hebben iets bijzonders. Mensen zijn bereid ervoor te betalen ondanks dat  zij ook rustig op de bank de muziek kunnen beluisteren. Wat is toch die aantrekkingskracht?

Het draait om twee dingen: contact en het gevoel iets speciaals te krijgen. We bezoeken live optredens omdat we het gevoel willen hebben in contact te zijn met de artiesten. Dat lukt alleen als je hen recht in de ogen kan kijken. Zelfs als je in een stadion op 100 meter afstand zit, heb je gevoelsmatig meer contact dan door het beluisteren van een cd. Ook heb je tijdens liveoptredens het gevoel dat de artiesten iets speciaal voor jou creëren.

Hoe kun jij het bijzondere van een live optreden van een artiest gebruik in jouw presentaties?
 
1. Oefen op de juiste manier 
Sommige mensen denken dat te veel oefenen ervoor zorgt dat zij onecht klinken. Zij geven er liever de voorkeur aan om zich nauwelijks voor te bereiden en ter plekke te improviseren. Op een enkele uitzondering na, leidt dit meestal tot een ongeorganiseerd en vaak veel te lang verhaal.

Oefen (hardop) je presentatie door de tekst niet letterlijk te leren, maar tijdens het oefenen dingen steeds op een andere manier te zeggen. Daardoor zit het verhaal in je hoofd maar klink je toch 'conversationeel' en maak je contact. Ik raad aan om enkele belangrijke zinnen, waaronder de kernboodschap, wel op de vooraf bedachte manier uit te spreken.

2. Bereid je voor om jezelf te zijn
Je hoort vaak het advies dat je authentiek moet zijn. Maar hoe doe je dat als je voor een groep moet staat met de spotlight gericht op jou? Je kunt je erop voorbereiden door bijvoorbeeld het verhaal persoonlijk maken. Gebruik een persoonlijke ervaring, een foto uit je eigen collectie of een pittige mening in je verhaal. Daarmee ziet je publiek jouw betrokkenheid en dus authenticiteit.

3. Creëer voor elk publiek iets nieuws
Onderbreek je powerpointpresentatie bijvoorbeeld door gebruik te maken van een whiteboard, flip-over of door een live demonstratie te doen. Er zijn ook veel manieren om het publiek mee te laten doen. Stem voorbeelden af op het publiek van die dag en gebruik niet steeds dezelfde.

4. Waag een gokje
Doe iets wat misschien mis kan gaan, een demonstratie met iemand uit het publiek bijvoorbeeld. Door de spanning die dat veroorzaakt, zit het publiek op het puntje van de stoel. Uiteraard bereid je je zo voor dat het (bijna) niet mis kan gaan.

Hoe je als directeur steeds weer een boeiende presentatie houdt

Als directeur van een bedrijf hou je minstens een aantal keren per jaar een presentatie. De jaarcijfers, een fusie of de lancering van een nieuw product, op deze belangrijke momenten verwacht men dat de directeur zal spreken.

Hoe maak je een boeiende presentaties van al die verschillende activiteiten binnen je bedrijf? Start in elk geval vanuit vanuit het publiek en ga in haar schoenen staan. Wat willen de stakeholders, medewerkers of belangstellenden horen? Met welk beeld of welke oproep tot actie laat je hen uit de zaal vertrekken?

4 tips om steeds weer die boeiende presentatie neer te zetten

1. Focus
Maak genadeloos keuzes. Het publiek overladen met teveel informatie komt niet krachtig over, omdat je daarmee aangeeft dat je niet precies weet waar je moet stoppen of hoofdzaken van bijzaken moet scheiden. Bedenk dat je niet álles hoeft te vertellen. Pak 3 kernpunten uit de grote hoeveelheid informatie. Als je vindt dat je daarmee niet helemaal de lading dekt, maak dan een mooi rapport waarin de overige informatie te vinden is.

2. Vertel een verhaal
Nu je een duidelijke keuze hebt gemaakt, is het eenvoudiger om over de 3 kernpunten elk een verhaal te vertellen. Bijvoorbeeld over een product dat goed verkocht. Maak van elk van de 3 kernpunten een pareltje door in te zoemen op details en van die details een verhaal te maken. Wat is het verhaal achter het succes van dat ene product.

3. Begin
Laat lege zinnetjes weg en kom meteen to the point. Ga niet uitgebreid mensen uit het bedrijf bedanken of de mensen in de zaal voor hun komst. Het publiek wil zo snel mogelijk horen wat je te vertellen hebt. Laat ze niet langer in spanning.

4. Houdt het publiek hongerig
Spreek nooit te lang. Sterker nog, houdt het publiek hongerig en laat haar achter op een hoogtepunt. Je opent daarmee de mogelijkheid tot een dialoog met de zaal of een gesprek achteraf. Een presentatie is geen eindpunt maar de start van een langer contact met de toehoorders. En, niemand vindt het erg als een presentatie iets korter duurt dan verwacht.

Wat je kunt leren van de beste powerpointpresentaties van 2010

Slideshare.net is een community waar je powerpoint of keynote presentaties en video's kunt delen met een breed publiek. De presentaties op deze community zijn vooral gemaakt voor online gebruik. Als het een goede presentatie is, begrijp je zonder spreker wat de boodschap. Om die reden is er meestal wat meer tekst in verwerkt.

Het is leuk en leerzaam om eens een aantal van deze presentaties te bekijken en uit te vinden waarom sommige presentaties je aanspreken en andere niet. Elk jaar organiseert slideshare een wedstrijd. De prijs voor beste presentatie 2010 is gewonnen door Cory Jim van Empowered Presentations  uit Hawaii. Samen met de nummer 2 en 3 heb je mooie voorbeelden van goed ontworpen presentaties. En, je hoeft echt geen ontwerper te zijn om effectievere powerpoint presentaties te maken. 

De winnaar

SMOKE - The Convenient Truth

View more presentations from Empowered Presentations, Honolulu, HI.

Nummer 2: Jesse Desjardins

YOU SUCK AT POWERPOINT!

View more presentations from @JESSEDEE.

Nummer 3: Jon Thomas, Presentation advisors

Social Media for Business

View more presentations from Presentation Advisors. 

Waarom onderscheiden de drie winnende presentaties zich van de anderen? Ze voldoen alle drie aan het criterium EENVOUD. Op geen enkele slide staat overbodige informatie. Verder vormen de slides onderling een CONSISTENT geheel.

Hoe bereik je eenvoud?
Schrap overbodige informatie: 3d effecten, lijnen, cijfers, teveel plaatjes, logo's, te veel kleuren. Laat het beeld zijn werk doen, namelijk versterken van datgene wat jij vertelt. Lege ruimte op een slide zorgt voor een ruimtelijk gevoel bij de toeschouwer. Er is geen afleiding en het focust de blik van de kijker.

Hoe bereik je consistentie?

1. Kies voor 1 lettertype. Het liefst sans serif, deze letters hebben geen horizontale en verticale dwarsstrepen en zijn overal even dik, waardoor zij op een groter beeldscherm makkelijker te lezen zijn. Maak de letter groot genoeg, zodat ook de achterste rij de tekst kan lezen. 
2. Gebruik maximaal 3 kleuren. Kies deze door middel van een kleurenschema. De kleuren zijn passend bij de beelden die je gebruikt. Een donkere achtergrond heeft de voorkeur, lichte voorgrondkleuren komen daar goed op uit. Een lichte achtergrond is meestal vermoeiend om naar te kijken. 
3. Gebruik de derdenregel voor het plaatsen van het beeld en de teksten. Experimenteer ook eens met inzoomen op 1 element van een foto of laat de foto deels van de slide aflopen, voor een dramatisch effect.

Hoe formuleer je een krachtige kernboodschap?

Om te bepalen of je een overtuigende presentatie hebt gehouden, kun je je publiek achteraf vragen wat het denkt dat de kernboodschap van het verhaal was. Wanneer je daar geen eenduidig antwoord op krijgt, heb je je doel waarschijnlijk niet bereikt.

Door vooraf een duidelijke kernboodschap te formuleren, bied je niet alleen het publiek maar ook jezelf houvast en de rode draad van het verhaal. In mijn trainingen besteed ik veel aandacht aan het formuleren van overtuigende kernboodschappen. Een deelnemer vertelde mij dat zijn kernboodschap het centrale punt van zijn presentatie was geworden, waar hij steeds naar terug kon om vervolgens een nieuw onderwerp aan te snijden. Hij had totale controle over zijn verhaal en voelde zich daardoor zeker.

Dit zijn de vier stappen om een overtuigende kernboodschap te formuleren:

1. Overtuigen of informeren? 
Vraag jezelf hardop af wat je wilt dat het publiek ONTHOUDT of DOET. Het maakt nog even niet uit hoe je het formuleert. De eerste dingen die in je opkomen, schrijf je op.
 
2. Sleutelen en schaven.
De kunst is om de kernboodschap zo te formuleren dat het gemakkelijk onthouden en te herhalen is. Dat doe je door je ruwe versie aan de volgende checklist te onderwerpen:
 
KORT Het liefst niet langer dan een twitterbericht (140 karakters)
 
CONCREET Gebruik woorden die het publiek kan 'zien'. Geen abstracties of clichés zoals "wij maken onze bankzaken transparant", maar "wij laten de transactiekosten in uw bankafschriften zien".
 
PERSOONLIJK Door je of u in de tekst te verwerken. "U bespaart kosten door ….", in plaats van "Bespaar kosten door….".
 
ACTIEVE TAAL Zinnen met veel werkwoorden of woorden als 'proberen' en 'streven' komen passief over. Gebruik liever "wij nemen maatregelen" dan "wij streven ernaar dat het opnemen van maatregelen zo snel mogelijk gebeurt".
 
NIEUWS Zorg dat de boodschap iets bevat dat het publiek nog niet weet, anders hoeven ze niet naar jouw presentatie te komen.
 
3. Generale repetitie
Wanneer je de mogelijkheid hebt, test dan je boodschap bij een of meer proefpersonen. Kunnen zij de boodschap onthouden? En een aantal dagen later?
 
4. De uitvoering
Leid de kernboodschap in door voorafgaand bijvoorbeeld te zeggen: "Het belangrijkste punt voor u is….". Herhaal de kernboodschap, in steeds verschillende bewoordingen, in elk geval aan het begin en het einde van je presentatie.

Seminar Garr Reynolds 7 december 2010

Gelukkig reed de Thallys ondanks hevige sneeuwbuien en kon ik vorige week het seminar van Garr Reynolds in Parijs bijwonen. Garr weet van zijn presentaties een feestje te maken. Na een 5 uur durende presentatie had ik er nog steeds geen genoeg van. Wat is zijn geheim?

Een goede spreker verwerkt zijn eigen persoonlijkheid in zijn presentaties. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Het betekent dat je dingen van jezelf durft te laten zien, op het toneel, tegenover een zaal vol mensen!  Garr geeft een aantal handvatten daarvoor in de vorm van de drie C's van presenteren: Contribution, Connection en Change.

Elke presentatie is een mogelijkheid om een bijdrage te leveren, om verschil te maken. Wanneer je het zo bekijkt is presenteren geen last, het gaat er niet om hoe goed je het doet, maar om wat je bijdraagt, wat je het publiek geeft in de vorm van informatie maar ook jouw persoonlijkheid. En zeg nou zelf, iets weggeven is toch leuk om te doen?

Het publiek staat meer open voor jouw bijdrage wanneer je een verbinding met hen maakt. Garr heeft tijdens het inloopuur elke deelnemer aan het seminar (ca. 50 personen) de hand geschud en met hem of haar een kort gesprekje gevoerd. Zo "kende" hij zijn publiek voordat hij begon met spreken. Tijdens zijn presentatie verwerkte hij die kennis door zo nu en dan enkele personen individueel aan te spreken en te verwijzen naar hun ervaringen.

Doe het eens anders. Dat vraag ik mijn deelnemers als zij zichzelf moeten presenteren. Draai niet het standaard verhaal af, ik ben die en die, werk daar en daar. Maar denk aan een voorbeeld van een mooi resultaat dat je in je werk hebt behaald en maak een korte, eenvoudige, beeldende beschrijving. Voordat zij dat gedaan hebben, hoor ik hen zeggen: "Ja maar, dat ga ik in het echt nooit zo doen." Totdat zij zien hoeveel persoonlijker zo'n introductie overkomt en hoeveel beter de ontvangers die informatie onthouden.

Jezelf laten zien door iets weg te geven, persoonlijk kennis te maken en eigen voorbeelden te gebruiken. We doen het dagelijks, dus waarom niet tijdens een presentatie?

Als cadeau kregen we de bentobox, waar we meteen mee aan de slag gingen en het nieuwste boek "The naked presenter". 

Heerlijk leesvoer voor de kerstvakantie!

4 redenen om te kiezen voor een diepgaande presentatie

Je kunt niet én een algemeen overzicht geven én diep gaan in dezelfde presentatie. Je zult moeten kiezen en naar mijn idee is het beter om dan te kiezen voor diepgaand. En wel om 4 redenen.

 
#1 Diepgaand is beter te onthouden
In een overzicht kun je slechts onderwerpen globaal aanstippen. Mensen onthouden een onderwerp veel beter wanneer je de tijd neemt om het verder uit te diepen door een voorbeeld te geven of de voor- en nadelen te behandelen.

#2 Diepgaand is overtuigender en boeiender
Een overzichtspresentatie is saai. Iedereen in het publiek die al een beetje voorbij het beginnersniveau is, vindt geen nuttige informatie. Door je verhaal niet te makkelijk maar ook niet te moeilijk te maken, zorg je dat zij hun aandacht erbij houden.

#3 Diepgaand is efficiënter
Waarom zou je werk maken van een algemene presentatie waarbij het publiek weinig tot niets onthoudt en zij de informatie zelf via bijvoorbeeld internet kan vinden? 
 
#4 Diepgaand is beter voor je eigen positie
Iedereen kan een algemene presentatie houden maar alleen een expert kan diepgaand over een onderwerp spreken.

Maak de keuze en ga voor diep!

Wat kun je doen als je ineens minder tijd krijgt voor je presentatie?

Jouw voorganger hield een veel te lang verhaal en ineens sta je voor de vraag of je jouw presentatie wat wilt inkorten. Fijn. Heb je een mooi gestructureerde presentatie binnen de gestelde tijd gemaakt, moet het ineens een stuk korter.

 
Wat werkt niet?
De neiging van de meeste sprekers is om in een enorm tempo toch alles te vertellen. Dit heeft totaal geen zin. Alle emotie die je in je verhaal hebt gebracht door bijvoorbeeld pauzes in te lassen of klemtonen aan te brengen gaat daardoor verloren.

Wat werkt wel?
1. Anticiperen

• Zorg in elk geval altijd dat je tekst goed gestructureerd en verdeeld is in hapklare brokken. Je kunt dan snel kiezen welke brokken tekst je laat vervallen en later nazendt. 
• In de blog over het editen van je tekst, staat de suggestie om van elk blokje tekst een 1-minuut presentatie te maken. Als je die exercitie bij de voorbereiding een keer hebt gedaan, weet je van elk blok wat de kern is.
• De kans op deze vraag is groter wanneer je deelneemt aan een event met meerdere sprekers. Maak in zo'n geval voor de zekerheid een verkorte versie van 10 tot 15 minuten.

2. Ter plekke een keuze maken.
Leg het publiek de drie belangrijkste punten voor die je wil bespreken en vraag hen er één te kiezen. Stuur na afloop een hand-out met de overige informatie en zorg dat jouw contactinformatie duidelijk vermeld staat.

Waarom een stapeltje powerpoint dia's geen handout is

Bij veel presentaties krijg je na afloop een stapeltje powerpoint dia's als hand-out uitgereikt. Het lijkt een eenvoudige en snelle manier om het publiek van een handout te voorzien, maar is dit echt nuttig en wordt het achteraf gelezen? Ik denk van niet.

Een paar dagen na de presentatie is er meestal geen touw meer aan vast knopen. Helaas bestaan veel diapresentaties uit een spreekschema in de vorm van bullets. Afgebroken zinnen of losse kreten die na afloop niet meer zoveel zeggen. Maar ook als ze bestaan uit beelden, kun je alleen met de bijbehorende tekst begrijpen wat ermee wordt bedoeld.

Daarom is het beter om spreektekst, dia’s en hand-out te zien als drie verschillende producten. Ik hoor je al zeggen "maar daar heb ik toch helemaal geen tijd voor". Uiteindelijk betaalt die moeite zich terug. Respect van je publiek en resultaat van je presentatie krijg je alleen als je er genoeg werk van maakt. Echt.

Het voordeel is, dat je de hoeveelheid informatie in de presentatie kunt beperken tot de belangrijkste boodschappen. Dat scheelt weer tijd! Een presentatie is immers bedoeld om te inspireren, niet om een berg informatie over het publiek uit te storten. De dia's, in de vorm van beelden en foto's ondersteunen dat verhaal. Het publiek kan de hand-out na afloop meenemen of vanaf diezelfde dag downloaden van de website. Dat laatste is een mooie manier om nogmaals contact te maken met je publiek

Tips voor het maken van een effectieve handout

• Neem voldoende tijd en laat het er verzorgd uitzien, het is ook een visitekaartje.
• Maak een korte samenvatting van je presentatie en vul het aan met extra gegevens.
• Zorg voor dezelfde titel en structuur als de presentatie.
• De handout moet leesbaar zijn voor iemand die niet bij de presentatie aanwezig was.
• Laat ruimte vrij, zodat het publiek aantekeningen kan maken.

Deel je de handout van te voren uit of pas na afloop? Wanneer je presentatie onderhoudend is, zal niemand de handout ondertussen uitgebreid gaan zitten lezen. Er zijn genoeg mensen die graag aantekeningen maken en die bedien je met een handout vooraf. Naar mijn idee is het om het even op welk moment je de hand-out uitdeelt. Wanneer je een goede presentatie hebt, geïllustreerd met beeldende dia's zal de hand-out geen afleiding zijn, maar (na afloop) juist een aanvulling.

Hoe je powerpoint dia's in 4 stappen verbetert

STAP 1    Maak een foto of beeld zo groot als de dia
STAP 2    Gebruik de derdenregel en verdeel de dia in 9 vlakken
STAP 3    Bepaal wat de belangrijkste elementen van de foto zijn
STAP 4    Plaats deze elementen op de power points of op de lijnen

Een powerpoint presentatie wint aan impact wanneer je de beelden, die je hebt gevonden of zelf hebt gemaakt, goed op een dia plaatst. Een los plaatje met een tekst heeft veel minder impact dan een foto die schermvullend is. Het enige dat je nodig hebt, zijn goede kwaliteit foto's, die je naar eigen wens kunt vergroten en verkleinen.

De derdenregel is voor fotografen vanzelfsprekend, maar wordt door makers van powerpointpresentaties nog veel te weinig gebruikt. Met de derdenregel verdeel je een dia in 9 vlakken met twee horizontale en twee verticale lijnen. Daardoor ontstaan 4 "power points". De krachtige punten waarop je de belangrijkste elementen van een beeld of foto plaatst. Ook de lijnen kun je gebruiken om een deel van de foto langs uit te lijnen.

  
Onderzoek heeft aangetoond dat de ogen van een kijker van nature een van de power points opzoekt en niet in eerste instantie naar het midden van een plaatje kijkt. Tijdens het fotograferen kun je hier al rekening mee houden. In iStockphoto zit zelfs een mogelijkheid om van te voren aan te geven hoe foto's uitgelijnd moeten zijn, zodat je alleen die foto's als resultaat krijgt. Op de onderstaande foto is het huis geplaatst op de power point links onder, de horizon is uitgelijnd op de onderste horizontale lijn.

Powerpoint gebruiken zoals het bedoeld is, voor beelden

Veel sprekers hebben de neiging om zoveel mogelijk informatie te geven. Dat doen ze  vanuit de gedachte dat zij volledig moeten zijn. Maar kan het publiek wel alle achtergronden verwerken?

Je kunt ervan uitgaan dat het publiek na een presentatie een stap verder wil zijn. Zij wil resultaten horen, weten wat de omvang van een probleem is en welke oplossingen er zijn. Dat betekent dat je de veelheid aan informatie moet terugbrengen tot de kern, waarmee je alleen die vragen beantwoordt die voor het publiek het belangrijkste zijn.  

Daarom start je de voorbereiding van je presentatie ook altijd met het bedenken van de kernboodschap. Deel je verhaal op in blokjes en bedenk eventueel per onderdeel een sub kernboodschap. De powerpoint bouw je op aan de hand van de hoofd- en subkernboodschap(pen), door er beelden bij te zoeken in plaats van er een rijtje bullets van te maken.

Elke boodschap krijgt een eigen dia. Je kunt ervoor kiezen om alleen het beeld te laten zien of ook de kernboodschap erbij te zetten. De kernboodschap komt in de plaats van een "kopje", wat vaak de categorienaam is, zoals bijvoorbeeld "budget 2010". Het beeld vervangt de bullets.

Het programma Powerpoint is gemaakt voor beelden. Het ontleent zijn naam aan de derdenregel. Een dia wordt verdeeld in 9 vlakken door middel van twee vertikale en twee horizontale lijnen, waardoor er 4 “power points” ontstaan. Deze vier punten staan net iets uit het midden. In plaats van een beeld uit te lijnen in het centrum van de dia, gebruik je de power points om het beeld te plaatsen. Vergeet de bullets en gebruik Powerpoint waar het voor bedoeld is: beelden.

Powerpoint make-over

Hoeveel dia's moet je gebruiken?

Om te beginnen: er is geen standaard regel voor het aantal dia's. Ik heb een geweldige presentatie gezien met 80 dia's, het leek wel een film. Maar ook presentaties die met 3 dia's het publiek een half uur wisten te boeien.

Dia's zijn er alleen ter ondersteuning van je verhaal. Wanneer je dat als uitgangspunt neemt, zit je altijd goed. Dan kun je dus ook besluiten om geen enkele dia te gebruiken.

Iedere presentatie heeft zijn eigen dynamiek en er is geen standaard te noemen voor het aantal dia's, de lengte van je tekst of de grootte van een letter. Ondanks dat, kan het geen kwaad om de 10-20-30 regel van Guy Kawasaki in je achterhoofd te houden. Wanneer iedereen deze richtlijn zou hanteren, dan zouden veel powerpoint presentaties er al heel wat beter uitzien.

De 10-20-30 regel is makkelijk te onthouden en bied je bij het maken van een presentatie een aantal voordelen.  

1. Het zorgt voor beter ontworpen dia's, wanneer je jezelf beperkt tot 10 dia's per presentatie. In plaats van bijvoorbeeld 5 bulletpoint dia's te gebruiken om een onderdeel duidelijk te maken, word je gedwongen om de informatie te minimaliseren in één eenvoudige dia.
2. Hetzelfde geldt voor de lengte van je verhaal. Eén kernboodschap per presentatie is alles wat een publiek aankan. Focus je verhaal op die ene boodschap en 20 minuten is in veel gevallen meer dan voldoende spreektijd.
3. Dia's worden leesbaarder. Ik vind 30pt lettertype zelfs aan de kleine kant, waardoor het nog steeds verleidelijk is om meer dan 1 korte zin op een dia te zetten. Gebruik liever 60 of 70pt. Verwoord tekst in een (sub)kernboodschap van een paar woorden. Eén zin bij één beeld, of alleen die ene kernboodschap bijvoorbeeld op een zwarte achtergrond.

Presentatie Steve Jobs (CEO Apple)

 

 

Waarom sprekers vergeten te ademen

Het valt mij op dat veel sprekers niet ademen, tenminste, niet op de juiste manier. Dit komt omdat we veel tijd zittend doorbrengen. Ademhalen is lastiger als je zit en helemaal als je ingezakt zit. Je hebt de neiging om oppervlakkig te ademen en net genoeg lucht naar binnen te laten komen om te blijven leven.

Een goede ademhaling laat je stem beter tot z'n recht komen. Het zorgt ervoor dat je stem krachtig overkomt, waardoor je autoriteit uitstraalt. Het helpt ook om binnen de zinnen klemtonen aan te brengen, hard en zacht spreken af te wisselen of pauzes te houden. Die technieken zijn nodig om het publiek te overtuigen of de regie te nemen in een interviewgesprek.

Aan de slag dus met je ademhaling. Het fijne is dat je het overal kun oefenen en hoe vaker je dat doet hoe sneller je onbewust wel goed ademt. Neem een grote ademteug en laat de lucht als het ware naar binnen vallen, helemaal tot onder je navel. Je voelt en ziet je buik opzetten. Laat vervolgens de lucht langzaam in ca. 30 seconden via je mond weer ontsnappen. Houd je schouders stil. Herhaal dit enkele keren en doe het  Hou voor gewoonte om niet te veel woorden op één adem uit te spreken. Doe je dat wel, dan eindigen de laatste woorden van je zin zachter en lager, als een zinkend bootje.

Geef jezelf wat lucht tijdens presentaties!

Hoe je Powerpoint NIET moet gebruiken

Ik ben geen voorstander van rijtjes met dingen die je vooral niet moet doen. Want de grote vraag blijft dan nog steeds: wat moet ik wel doen?

Dit youtube filmpje is een uitzondering

Alternatieven voor een betere powerpointpresentatie

• Op elke dia 1 beeld met eventueel 1 kernboodschap
• Consistentie door 1 achtergrondkleur, maximaal 3 voorgrondkleuren en 1 lettertype
• Logo alleen op de eerste en laatste pagina
• Cijfermateriaal vereenvoudigen
• 1 cijfermatige boodschap per dia
• Kies de juiste vorm: grafieken om trends te laten zien, staaf- en taartdiagrammen om vergelijkingen te maken
• Draagt animatie bij aan de kernboodschap? Alleen bij een volmondig "ja" is animatie geschikt

Hoe kun je kort presenteren en toch voldoende vertellen?

Veel mensen hebben de neiging om álles te willen vertellen, om volledig te zijn. Maar juist die neiging moet je onderdrukken. Hoe kom je tot de juiste hoeveelheid informatie? 

5 mogelijkheden om je verhaal te editen:
 
1. Eén kernboodschap
Welke boodschap wil je dat het publiek onthoudt in één korte concrete zin? Wat draagt er in de tekst allemaal niet bij aan die ene boodschap?
Schrap alle overbodige informatie.
 
2. De magie van drie
Gebruik in je verhaal niet meer dan 3 belangrijkste punten om de kernboodschap te onderbouwen. Heb je meer punten, zoek dan naar 3 hoofdthema's, zodat je de informatie toch in 3 hapklare blokken tekst kunt structuren.
 
3. Eén voorbeeld per punt
Om de 3 belangrijkste punten aantrekkelijk en begrijpelijk te maken voor het publiek, zijn onder andere voorbeelden, anekdotes of verhalen een goede vorm. Gebruik maar 1 (het beste) voorbeeld of verhaal om iets duidelijk te maken. Schrap alle andere genadeloos.
 
4. Nog meer schrappen
Probeer eens van elk blok tekst een 1 minuut presentatie te maken. Welke informatie blijft overeind en wat kan wellicht nog geschrapt worden?
 
5. Aanvullende informatie
Zet de informatie die je hebt geschrapt in een hand-out of op de website, als je het publiek de mogelijkheid wilt geven het nog eens rustig na te lezen. Zeker via de website bied je het publiek nog een moment om met jou contact te maken.

Niemand vindt het erg als een presentatie korter is, maar het omgekeerde….
 
Succes met schrappen!

5 varianten voor een driedeling in je presentatie

De driedeling is al eeuwenoud en nog steeds een doeltreffende methode om een presentatie op te bouwen. Succesvolle films, boeken en toneelstukken bestaan vaak uit 3 acten. Zo'n verhaal is makkelijk te volgen en te onthouden.

 
De basis van de 3 acten structuur bestaat uit:
1. Setting - aandacht van het publiek krijgen en het verhaal inleiden
2. Uitleg/argumentatie - de eerste acte eindigt met een oplossing, iets waarvan je je publiek wilt overtuigen of wat het publiek moet gaan doen, de uitleg en argumentatie daarvoor zit verwerkt in de 2e acte
3. Afsluiting - de emotie van de 1e acte en de logica van de 2e acte worden bij elkaar gebracht in een afsluiting met een conclusie.

Voor de 2e acte kun je verschillende variaties gebruiken, afhankelijk van de boodschap die je te brengen hebt. De structuur wordt dan:
1. Setting
2. = variatie =
3. Afsluiting

Verleden - heden - toekomst 
a. schets hoe een probleem is ontstaan
b. geef aan welke oplossingen en beslissingen je nu kunt nemen
c. maak een beeld van de toekomstige situatie

Probleem - oplossing - voorbeeld
a. probleem, oplossing, voorbeeld
b. probleem, oplossing, voorbeeld
c. ………..

De drie belangrijkste punten (niet meer, niet minder)
a. belangrijkste onderbouwing 1
b. belangrijkste onderbouwing 2
c. belangrijkste onderbouwing 3

Drie verhalen
a. onderbouwing van een punt in de vorm van een verhaal 1
b. ............. verhaal 2
c. ............. verhaal 3

Voordelen - nadelen - aanbeveling(en)
1. Setting: schets het probleem en het voorstel
2. a. geef aan wat de voordelen zijn van het voorstel
    b. wat zijn de nadelen
    c. waarom toch kiezen voor het voorstel
3. Herhaal de voordelen en het voorstel

5 eenvoudige methoden voor het maken van een titel

Je hebt hard gewerkt en je presentatie is klaar, een heerlijk gevoel. Misschien heb je er niet eerder bij stilgestaan, maar de titel voor je presentatie is de moeite waard om aandacht aan te besteden. De titel bepaalt mede of er publiek op jouw presentatie afkomt.

Laat in elk geval nooit de organisatie van een congres of seminar de titel bepalen, maar houd dat in eigen hand. Maak ook een titel wanneer je in kleiner verband, bijvoorbeeld voor een aantal medewerkers van een bedrijf, een presentatie houdt. Door een aantrekkelijke titel gaan mensen met een ander gevoel in het publiek zitten. Ze zullen nieuwsgierig zijn en zin hebben om naar jou te luisteren, dat is precies de houding die je hebben wilt.

Een goede titel bedenken is niet zo ingewikkeld. In kranten en tijdschriften vind je genoeg mooie voorbeelden. Journalisten en redacteurs gebruiken allerlei beproefde methoden. Een aantal ken je al omdat ze ook krachtige presentatietechnieken zijn.

Maak van je titel een klein verhaaltje.
Een verhaal als presentatietechniek werkt ook prima voor een titel. De kunst is dan wel om het kort te houden: "Hoe een onbekende schrijfster uitgroeide tot bestseller auteur"
 
Gebruik de kracht van een aantal.
Bij voorkeur niet meer dan 3, het magische getal dat mensen gemakkelijk kunnen onthouden. Bijvoorbeeld: "Drie eenvoudige oplossingen voor een schoner park."
 
Verwerk een tegenstelling.
Een tegenstelling zorgt voor verrassing: "Hoe je kleuters leert om vliegtuigen te bouwen."
 
Maak je publiek nieuwsgierig.
Mensen willen hun tijd efficiënt gebruiken, dus komen ze het liefst luisteren naar een presentatie waarin ze iets nieuws zullen horen. Het woordje 'nieuw' gebruiken: "Nieuwe inzichten die aantonen dat het klimaat wel degelijk verandert."
 
Begin de titel met 'hoe' en doe een belofte.
Met de titel "Hoe LinkedIn nu ECHT te gebruiken" belooft Jan Vermeiren dat je je niet alleen registreert, maar echt aan de slag gaat met LinkedIn.

Voorzichting met te grote informatiestroom

Het is logisch dat sprekers graag zoveel mogelijk informatie willen delen met hun publiek. Zeker als je ingewikkelde dingen moet vertellen of controversiële punten presenteert, is het lastig om genadeloos te schrappen. Toch is het verstandig om genadeloos te schrappen.

Een presentatie is niet de beste methode voor informatie-overdracht. Een geschreven tekst geeft de lezer de mogelijkheid om zich even te bedenken, om het nog eens te lezen of even weg te leggen. Bij een presentatie moet de luisteraar alle informatie in één keer verwerken. Er is geen tijd voor wegdromen.

Het beste aanbod is daarom in hapklare brokjes, geïllustreerd met voorbeelden en analogieën. Een analogie is een beeldende beschrijving van een eenvoudig proces dat duidelijk maakt hoe iets werkt. Dat eenvoudige proces is te vergelijken met het ingewikkelde proces dat niet in een paar zinnen valt uit te leggen. Iedereen snapt de boodschap, zonder lastig gevallen te worden door een uitgebreide beschrijving.

Kies de drie belangrijkste punten die je wilt maken. Hoe meer punten je behandelt, hoe minder tijd je voor elk punt hebt, waardoor ze elk ook minder uit de verf komen. Kiezen en schrappen.

Zie een presentatie als een voorproefje, een teaser voor mensen om contact met je te maken. Door een presentatie maak je mensen warm voor jouw onderwerp en kun je hen inspireren. Een presentatie hoeft niet meteen alle informatie te bevatten. Via andere wegen voorzie je het publiekvan meer informatie. Maak een pdf van aanvullende informatie en verspreid die via de email of een blog en twitter over je onderwerp. Het voordeel van deze nieuwe manieren is een continue contact met je publiek. Gebruik het voordeel van elk medium.

Speakers are made not born

Aangeboren talent is niet genoeg om succesvol te zijn. Regelmatig hoor ik mensen zeggen: "Ja, maar hij is van nature een gemakkelijke spreker, dat zal ik nooit zo kunnen." Ik denk dat een natuurtalent pas echt een goede spreker kan worden, wanneer hij flink oefent .

CEO van Apple Steve Jobs is niet van de een op de andere dag zo goed geworden. Jarenlang heeft hij gewerkt aan de verbetering van zijn presentaties. Voor elke presentatie begint hij 3 dagen van te voren op het toneel te oefenen, totdat het helemaal naar zijn zin is.

Ook uit onderzoek naar succes van mensen blijkt dat er veel oefening nodig is. Neuroloog Levitin beweert dat je minstens 10.000 uur moet oefenen om te excelleren op een bepaald gebied. Dat is 20 uur per week gedurende 10 jaar!

De Beatles hebben heel veel geoefend. Voordat zij bekend werden en succes kregen, hadden zij al 1200 keer opgetreden, schrijft Malcolm Gladwell in zijn boek 'Uitblinkers'. Gladwell concludeert dat slecht een klein deel van excellentie te danken is aan talent, maar dat het vooral heel heel veel oefening is.

Dus in iedereen schuilt een charismatisch spreker. Hoeveel ben jij bereid ervoor te doen?