De eerste stap naar effectievere beeldpresentaties

Het is slecht gesteld met de beeldpresentaties. Dat ligt niet aan powerpoint of keynote, maar aan de manier waarop de sprekers deze programma's gebruiken. Het is een gewoonte geworden om spreekschema's te projecteren in de vorm van bulletpoint lijstjes. Geadviseerd wordt nog niet meer dan 7 woorden en 7 regels. Iedereen valt bij dit soort presentaties in slaap. En toch blijven we het doen.

Daar moet verandering in komen. Ben jij degene die in jouw bedrijf de eerste stap zet en de bulletpresentaties voor altijd achter je laat?

Het toverwoord voor deze verandering is ontwerpen.
Een beeldpresentatie is niet zomaar een samenraapsel van gegevens of plaatjes. Elke dia is zorgvuldig samengesteld en voldoet aan een aantal basisregels van ontwerp. Het bestaat hoofdzakelijk uit beeld, dat de presentatie ondersteunt in plaats van voor de voeten loopt.

Waarom gebruiken zo veel sprekers bulletpoints?
- zo'n presentatie is snel in elkaar gezet
- je kunt het achteraf als hand-out uitdelen
- en het helpt de spreker om de lijn vast te houden

Waarom bullets uiteindelijk niet efficiënt en effectief zijn.
Om te beginnen loopt informatie in de vorm van tekst via eenzelfde spoor in je brein. Tijdens een presentatie kun je dus alleen luisteren of lezen. Beelden en tekst versterken elkaar.

Bulletpoints dekken alleen de logica en feiten, maar doen niks met de emotie van het publiek. Door eerst met post-it's aan de slag te gaan, open je veel meer mogelijkheden. Als hand-out gebruiken lijkt efficiënt, maar achteraf is er meestal geen touw aan vast te knopen en belandt zo'n bulletpresentatie in de papierbak. Om de lijn van de tekst vast te houden heb je geen beeldpresentatie nodig maar een goede spreektekst. Deze tekst ligt voor je op een katheder of je hebt wat steekwoorden op een klein kaartje in je hand. Daarmee voorkom je de neiging om achterom op het scherm te kijken en dus met je rug naar het publiek te staan.

Extra werk steken in een presentatie is uiteindelijk het meest efficiënt.
Je wilt tenslotte dat het publiek overtuigd raakt en actie onderneemt. Dat kan alleen wanneer zij een boeiende presentatie hebben gezien.

Uitgangspunt hiervoor is, dat een presentatie bestaat uit 3 verschillende onderdelen:
- spreektekst
- hand-out, met extra informatie, grafieken en andere gegevens
- beeldpresentatie

Je zult merken dat met dit uitgangspunt de teksten die eerst in de beeldpresentatie stonden, nu terecht komen in de spreektekst of in de hand-out. Deel de hand-out pas na de presentatie uit, zodat het publiek niet gaat bladeren. Maak de beeldpresentatie pas nadat je weet hoe de verhaallijn in elkaar zit en bepaal dan welke beelden het verhaal kunnen versterken.

Een fantastisch idee matig gepresenteerd

Stel je voor, je hebt een fantastisch idee: voorzie vrouwen in een ontwikkelingsland van een mobiele telefoon zodat zij aan dorpsgenoten telefoongesprekken kunnen verkopen. Maar, welk effect heeft een matige presentatie over dit onderwerp op de luisteraar? 

Tijdens TED talks vertelt deze vriendelijke meneer Quadir over zijn idee. Na het zien van dit filmpje blijkt maar eens te meer hoe belangrijk een goed voorbereide presentatie is. Dit is een voorbeeld, maar zeker geen uitzondering vergeleken met presentaties die we om ons heen zien. Een aantal verbeterpunten.

Hardop oefenen voor de spiegel of camera. De man is erg zenuwachtig, dat hoor je aan zijn hoge adem. Het effect is gejaagdheid en dat voel je als luisteraar. Een goede voorbereiding had hem een stuk rustiger gemaakt, waardoor hij meer aandacht aan stemgebruik en houding had kunnen besteden.

Contact maken met het publiek. Een groot deel van de tijd staat Quadir met zijn rug naar het publiek te kijken naar zijn dia's. Ook maakt hij weinig oogcontact als hij wel frontaal staat. Je merkt dat hij trots is op zijn idee en dat graag uitdraagt, helaas komt dat niet sterk genoeg naar voren omdat hij zo weinig contact maakt met zijn publiek.

Sterke dia's bevatten vrijwel alleen beelden. Quadir gebruik dia's waarop teveel tekst staat, terwijl zijn onderwerp voldoende mogelijkheden voor aansprekende beelden biedt.

Een kernboodschap bepalen en die herhalen. Er zijn wel kernboodschappen te bespeuren, maar die komen niet tot z'n recht omdat Quadir ze eenmalig, te snel en op eenzelfde toon uitspreekt. De boodschap aan het begin van zijn verhaal is: "aid removes government from their citizens", later is de boodschap van zijn oplossing: "the telephone is the wapon against poverty". Deze oneliners kan hij veel meer benutten.

Een presentatie biedt meerwaarde voor het publiek. Waarom zou het publiek luisteren. What is in it for them? Uit het verhaal wordt dit niet duidelijk. Het draait te lang om de achtergrond van het idee, waardoor er voor de oplossing en "wat nu verder" te weinig ruimte is in de presentatie.

Apple ziet presentaties als belangrijkste marketingmiddel

Steve Jobs zegt dat de presentaties van nieuwe producten zijn belangrijkste marketingmiddel zijn. Uren besteedt hij samen met zijn mensen aan de voorbereiding. Kopers staan rijendik voor de deuren van Apple of zitten voor hun Mac om op dezelfde dag de presentatie van het nieuwste van het nieuwste als eerste te zien.

Wat is zo speciaal aan zijn presentaties?

Hij beantwoordt de vragen die het meeste ertoe doen “Wat levert het mij op?”, “Waarom zou ik luisteren?”, die vragen wil de klant beantwoord hebben. Jobs verkoopt geen producten, maar hij verkoopt de wens van gebruikersgemak en dan ziet het er ook nog prachtig uit. "Om te likken" zei hij eens.

Hij laat een en al passie en enthousiasme zien Dat werkt aanstekelijk. De drive voor Jobs is doen wat hij leuk vindt, geweldige producten ontwerpen waar mensen van kunnen genieten. Design betekent voor hem niet in de eerste plaats hoe het eruit ziet, maar veel meer hoe het makkelijk werkt.

Hij maakt voor elk product een oneliner Journalisten vinden het heerlijk dat koppen boven artikelen worden voorgekookt. Jobs herhaalt de oneliners meerdere malen in zijn presentatie. Ook zijn oneliners zijn geschreven vanuit het perspectief van de gebruiker. Ze beantwoorden aan de vraag “wat levert het mij op?”.

Hij hanteert het oude principe van een presentatie in drieën Bij de overgang naar Intel zei hij: "Tien jaar geleden ontwikkelden we de 68K in PowerPC. De tweede grote ontwikkeling was van OS9 naar OSX, dit was een hersentransplantatie. Vandaag is het tijd om te beginnen aan de derde transitie, ja het is waar, we gaan over van PowerPC naar Intelprocessors". Zo bouwt hij de spanning op. In al zijn presentaties vind je dit principe terug.

Jobs zorgt dat ook jij vindt dat je zijn oplossing nodig hebt Dat doet hij door te starten met een probleem waar wij als publiek tegenaan lopen. Hij beschrijft de huidige situatie en maakt dan de weg vrij voor de volgende stap: het presenteren van zijn oplossing.

Die oplossing heeft de vorm van een held
In 30 seconden weet hij zijn publiek te overtuigen van de app "shazam". Hij vraagt: "weet jij wanneer je niet weet welk nummer je hoort en maakt het je gek? Met Shazam app hou je gewoon je iphone omhoog en binnen enkele seconden weet je wie er zingt en hoe je het kunt krijgen".

Elke 7-10 minuten schudt hij het publiek even op Onderzoek in cognitief functioneren heeft aangetoond dat ons brein na een minuut of 10 zich gaat vervelen. Op zo’n moment heeft het publiek een break nodig: een tweede spreker, een demo, een filmpje of een korte anekdote bijvoorbeeld.

Welke elementen kun jij in je presentatie meenemen?

Houdbaarheid grote uitspraken

Ik hoorde laatst premier Balkenende zeggen: “Vraag niet wat het land voor u kan doen, maar wat u voor het land kan doen”. En ik moet zeggen, dat het mij in het verkeerde keelgat schoot. Dit is een uitspraak van Kennedy, die veel mensen kennen en waarvan de houdbaarheidsdatum is verlopen.

Het is veel mooier om zelf na te denken over een krachtige boodschap met daarin een tegenstelling, of andere retorische techniek. Met deze uitspraak bereikt Balkenende bij mij geen effect. Ik vind het betuttelend klinken, terwijl het zo’n memorabele uitspraak is.