Presentaties en gesprekken hebben elk hun eigen voor- en nadelen. In een conversationele presentatie worden komen alle voordelen samen. Er is structuur, focus en na elk blokje tekst krijgt het publiek de gelegenheid om mee te doen. Je presentatie hoeft zelfs niet volledig te zijn, samen met het publiek maak je de inhoud compleet. Je zet als het ware je presentatie helemaal in de steigers en het publiek bouwt 'm met jou af. Je bent minder spreker en veel meer begeleider.
Een statische setting waarbij jij praat en het publiek luistert, verandert in een dynamisch geheel waarin het publiek betrokken raakt bij jouw onderwerp.
Om dit soort presentaties te geven, moet je goed op de hoogte zijn wat er onder je publiek leeft. Zoek vooraf op internet, in twitter en blogs naar berichten over jouw onderwerp en de reacties van mensen daarop. Ook op je eigen blog of via twitter kun je vragen stellen voorafgaand aan de presentatie. De verhalen die je daaruit krijgt, kun je in je presentatie gebruiken. Je gaat dus veel minder uit van het materiaal dat jij voorhanden hebt, maar illustreert jouw idee of standpunt met materiaal dat je vooraf van het publiek verzamelt.
Kijk achteraf wat het publiek van jouw presentatie vond. Wat hebben ze getwitterd of geblogd? Laat je presentatie niet eindigen na het fysieke moment, maar schrijf blogs over de bijeenkomst en reacties die je tijdens en achteraf hebt ontvangen. Zo blijf je nog lang na de presentatie in contact met je publiek.
Simon Sinek presenteert zeer onderhoudend zonder powerpoint. De inhoud van zijn verhaal is niet direct nieuw en toch zet hij je aan het denken. Waarom?
Sinek gebruikt de flip-over als hulpmiddel en niet als vervanging van hemzelf. Hij weet precies wat hij wil vertellen, hij is gepassioneerd over zijn onderwerp, daarom heeft hij ook geen spreekschema (lees: bulletpoints) nodig. Door het tekenen op de flip voelt het publiek zich heel direct betrokken. Het lijkt wel of je met hem aan tafel zit en hij geanimeerd vertelt terwijl hij op de achterkant van een bierviltje een tekening maakt.
Door zijn manier van presenteren maakt Sinek zijn punt en is hij geloofwaardig. De vraag is maar of Apple door dit eenvoudige idee zo succesvol is geworden. Er is ook een levendige discussie op TED te lezen naar aanleiding van zijn standpunt. Maar dit doet er niet toe, hij heeft ervoor gezorgd dat mensen erover nadenken en betrokken zijn geraakt bij zijn idee.
Neem het publiek als uitgangspunt. Tegenwoordig krijgen we per dag ongelooflijk veel informatie bewust en onbewust binnen. Wil je dat het publiek jouw ideeën vasthoudt, beperk ze dan tot 3 stuks.
Denk vanuit het "waarom". Wat is mijn kernboodschap en waarom zou het publiek naar mij willen luisteren. Een praktische manier hiervoor is het maken van 4 twitterberichtjes. De eerste beschrijft de kernboodschap, de andere drie vormen de ondersteuning van de kernboodschap, de 3 ideeën die het publiek onthoudt. Uiteraard bevatten alle berichtjes slechts 140 karakters. Het maken van deze vier zinnetjes lijkt simpel, maar van je hele presentatie is dit het meeste werk. De rest van het verhaal draait verder om deze kern- en subboodschappen.
De schrijfstijl is belangrijk. Liever nog minder dan 140 karakters, concreet zijn en actieve taal gebruiken. Daarmee bedoel ik, zo min mogelijk werkwoorden en geen "proberen", "geloven" of "streven". Eén korte pakkende zin.
De start van de presentatie is niet de "agenda" of "introductie". Je wilt het publiek meenemen in je verhaal, dus moet je inspelen op emotie en niet meteen met feiten komen. De structuur voor het begin van het verhaal is daarom: 1. voor welke uitdaging staat het publiek? 2. waar willen ze naartoe? 3. hoe komen ze van A naar B? Een krachtige manier om de 3 vragen visueel te maken is bijvoorbeeld door in de powerpointpresentatie voor elk van de vragen slechts 1 woord op te nemen. Steve Jobs doet dat regelmatig.
De 3 twitterberichtjes vormen de kopjes voor de powerpointdia's in het middenstuk van je verhaal. Het middenstuk bestaat daarmee uit 3 blokken, elk ingeluidt door een dia met een kopje waarin de kernboodschap staat. Uiteraard zul je de twitterberichtjes iets moeten aanpassen zodat zij geschikt zijn als kopje in een dia.
Biedt het publiek tijdens de presentatie extra achtergrondinformatie. Zorg dat je de 2 meest interessante bronnen opneemt in je powerpoint, zodat het publiek die kan re-tweeten. Neem geschikte foto's op in de powerpointpresentatie die met een mobiele telefoon een mooi plaatje bij een tweet opleveren. Goede audio is ook belangrijk. Elke mobiele telefoon heeft tegenwoordig een behoorlijke voicerecorder, dus de kans is groot dat je verhaal wordt opgenomen.
Publiek is op zoek naar nieuwe dingen. Zij willen hun kostbare tijd niet verdoen met overbodige informatie. Een presentatie moet daarom kort zijn en de belangrijkste boodschappen bevatten. Door je als spreker helemaal te verplaatsen in het publiek kun je zorgen dat zij krijgen waar ze naar op zoek zijn: nieuwe boodschappen.
De presentatie is niet meer een eenmalig event. Het publiek wordt uitgenodigd om ook na de presentatie geïnteresseerd te blijven en om de ideeën aan anderen door te geven. Het gaat om informatieoverdracht en om het opbouwen van een relatie met het publiek.
Een presentatie is één van de manieren om het publiek te bereiken. Daarnaast bestaan tegenwoordig een blog, email, website, youtube, twitter en slideshare. Ook via deze media verspreid je de boodschap die je te vertellen hebt. Een presentatie ontwerpen is veel werk en door de boodschap via meerdere kanalen te verspreiden, werpt al dat werk meer vruchten af.
Biedt het publiek één plek waar ze alle achtergrondinformatie kan vinden. Start bijvoorbeeld een homepage of een plekje op je eigen website, waar alle losse stukjes informatie samenkomen, die het publiek via diverse kanalen als blog en Twitter vindt. Op die homepage kun je ook de hand-outs, de presentatie, de powerpointpresentatie en videobeelden plaatsen.
Bereid het twitterende publiek voor. Door vooraf een "hashtag" (# met een hele korte tekst) te maken en te promoten, ook tijdens de presentatie, is de kans groot dat het publiek deze zal gebruiken. Volgers die niet aanwezig zijn bij de presentatie kunnen dan snel via de tag alle informatie vinden die er wordt getwitterd.
In zijn nieuwste boek schrijft Cliff Atkinson over het fenomeen "the backchannel". Nieuwe media zoals Twitter stelt het publiek in staat om tijdens een presentatie een eigen communicatielijn op te zetten binnen en buiten de zaal. Het publiek wordt daardoor dus veel groter dan alleen de zaal. Het kan zijn dat iemand aan de andere kant van de wereld reageert op een tweet van een persoon uit het publiek, waarop jij als spreker direct antwoord kunt geven. Een mooie manier om ideeën te testen. Zeker na afloop kun je aan de twitterstroom zien wat mensen belangrijk vinden.
Als spreker word je directer aangesproken op wat je zegt. Je zult veel meer interactie met de mensen in en buiten de zaal moeten ontwikkelen, wil je met hen in contact blijven. Het publiek zit niet meer stilletjes achterover maar is actief tijdens de presentatie. Als ze positief zijn dan zal jouw boodschap zich heel snel verspreiden. Als het publiek niet tevreden is, dan kan het wel eens heel stressvol worden.
De backchannel biedt dus kansen en risico's. Je kunt je boodschap veel breder verspreiden en je krijgt meer inzicht in wat jouw publiek belangrijk vindt. Het publiek hoeft niet live aanwezig te zijn om toch een deel van de inhoud te volgen. Het risico is dat je minder controle hebt over de communicatie omdat die ook buiten jou om plaatsvindt. Presentaties zullen langzamerhand veranderen van een statisch eenrichtings communicatiemiddel naar een manier om met het publiek een langdurige verbinding aan te gaan. En deze ontwikkeling zal vast sneller gaan dan we nu denken!
In de volgende blog meer over de eisen die deze nieuwe situatie aan sprekers stelt en de manier waarop je risico's kunt beperken.
Posts
