Het radio interview

Veel radio-interviews worden gehouden via de telefoon. Je wordt gebeld en iemand vertelt je dat je zometeen in de uitzending bent voor commentaar. Let op, je hoeft je nergens toe te laten dwingen. Geef bij voorkeur aan dat je een kort voorgesprek wilt, waarin je nagaat wat er wordt gevraagd, voor welk programma het is en of er meerdere mensen worden geinterviewd. Op je eigen stem rust auteursrecht, wil je niet dat jouw uitspraken in de uitzending worden gebruikt, zeg dat dan nadrukkelijk. Wanneer je een telefonisch interview geeft, ontvang je van de regisseur aanwijzingen over het moment dat je in de uitzending bent.

De algemene interview tips gelden ook voor de radio: focus, neem en houd de regie, denk aan je uitstraling en de manier waarop je dingen verwoord. Bij radio draait alles om de stem, probeer dan ook zo veel mogelijk te varieren. Wanneer je gespannen bent, is het gebruik van een spiekbriefje een prettig hulpmiddel.

Een radio-interview duurt vaak maar een minuut of 3 a 4. In de spitsuren is dat zelfs nog korter. Houd daarom de antwoorden kort, concreet en eenvoudig. Wanneer je erin slaagt om korte statements te maken, zullen die meestal in de uren na de uitzending in de nieuwsbulletins nog eens te horen zijn. Statements zijn gemakkelijk te monteren.

Hoe zorg je ervoor dat bij zo’n montage toch de dingen die jij belangrijk vindt in de uitzending komen? De truc is om de kernboodschap van elk antwoord aan het begin van de zin te plaatsen, zodat bij het wegknippen van tekst de kernboodschap in elk geval in tact blijft.

De media en omgaan met lastige vragen

Ga nooit in discussie met een interviewer, maar zorg dat je in je eigen antwoord voorbarige conclusies of verkeerde opvattingen rechtzet. Het komt niet goed over als je een vraag totaal negeert of een antwoord geeft dat niet ingaat op de vraag. De interviewer zal de vraag gewoon opnieuw stellen. Hou je antwoorden kort, het liefst zo’n 30 seconden. Een gemiddeld antwoord bestaat dan uit maximaal 4 zinnen. Hou na het geven van je antwoord je mond, het is de taak van de interviewer om stiltes te doorbreken en een nieuwe vraag te stellen. Bedenk van te voren een aantal vragen van het type “lastig” en bereid een passend antwoord voor.

Mogelijke antwoorden op 4 soorten lastige vragen:

Suggestieve vragen hebben vaak een negatief element en beginnen met “vindt u ook niet dat..”. Herhaal de vraag niet maar zet een stevige ontkenning neer “ik ben het daar niet mee eens” en geef kort jouw mening.

Gesloten vragen kun je alleen met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoorden. Wees alert op dit soort vragen en laat je niet dwingen tot een ja of nee. Een mooie start voor een antwoord is “was het antwoord maar zo eenvoudig, ….”.

Hypothetische vragen beginnen vaak met “stel dat….”. Het enige juiste antwoord op zo’n vraag is “ik vind het zinloos om in te gaan op hypothetische gevallen, die situatie is nu niet aan de orde”.

Persoonlijke vragen in de trant van “wat vindt u er persoonlijk van?” beantwoord je niet. Geef gewoon aan dat jouw persoonlijke mening er in dit geval niet toe doet.

Een vraag waarin een mening van de interviewer doorklinkt, maar die op zich juist is, kun je herhalen maar de sterke woorden erin afzwakken. Een andere methode is het gebruik van de U-bocht door te reageren met “zo kunt u er ook tegenaan kijken, maar…”.

Het interview voor radio of tv: waar let je op?

Voor zowel radio als televisie maak je een goede indruk bij de luisteraars en kijkers wanneer je aandacht bij de volgende punten is.

Richt je helemaal op de interviewer. In een studio is veel afleiding, maar blijf gericht op de interviewer, hij is jouw kanaal naar het publiek. Luister vanaf de eerste minuut goed naar de introductie en naar zijn eerste vraag aan jou. Er kan in zo’n vraag al een ondertoon zitten of een suggestie worden gedaan, die je direct moet corrigeren. Denk er ook aan dat een interviewer zijn lastigste vragen in het laatste deel van het gesprek stelt.

Bepaal zelf de loop van het gesprek. De interviewer zal graag de regisseur zijn, maar natuurlijk is het prettig wanneer jij bepaalt welke kant het gesprek op gaat. Dat doe je door steeds de kernboodschap en je eigen standpunt naar voren te brengen. Dat betekent dat je soms een vraag ombuigt om het antwoord te geven dat je hebt voorbereid. Ga niet mee in een negatieve vraagstelling, maar buig die om in positieve zin. Accepteer geen foutieve samenvattingen of verdraaiingen van jouw woorden. Meteen corrigeren.

Zorg voor een positieve uitstraling. Een groot deel van de sympathie van de kijker en luisteraar verdien je met je uitstraling. Door een lach op je gezicht terwijl je praat, klink je beter en is het voor de kijker een “prettig plaatje” om naar te kijken. Straal passie en energie uit. Hoe pittig het gesprek ook is, blijft netjes. Vertel de waarheid of geef geen antwoord op de vraag. Vermeld wel de reden daarvoor. Spreek altijd voor eigen rekening en laat je niet verleiden om uitspraken te doen over dingen die anderen hebben gezegd.

Verwoord je boodschap kort en eenvoudig. Een kort statement is veel effectiever dan een lang verhaal. Hoe korter je boodschap des te minder er gemonteerd wordt. Gebruik positieve en actieve taal. De mensen willen niet horen over een probleem, zij willen weten wat de oplossing is. Hou het concreet, de luisteraar en kijker is niet geïnteresseerd in abstracte verhalen waar ze ver vandaan staan. Kies telkens een klein onderdeel van een groter verhaal en licht dat op een mooie manier uit door beeldend te spreken. Jargon is natuurlijk uit den boze, altijd spreektaal gebruiken. Een kind van 15 moet begrijpen waar het over gaat. Varieer in toon en laat zinnen niet als een zinkend bootje eindigen.

De 4 voorbereidingtips voor een interview

Een ervaren kok doet een mis en place voordat hij gaat koken. Alles staat klaar en de ingrediënten zijn gesneden. Net als voor een kok is het als geïnterviewde belangrijk om in elk geval de volgende 4 ingrediënten voorbereid te hebben. Tijdens het interview kun je het niet meer herstellen!

Wat is mijn kernboodschap? Eenvoudig geformuleerd in één zin en voor één uitleg vatbaar. Het is een zin die je op verschillende momenten tijdens het interview kunt herhalen. Bedenk dat van een interview maar een paar minuten en soms nog veel korter wordt uitgezonden. Wanneer je publiek maar één ding zal onthouden, wat is dat dan? De kernboodschap kun je ook zien als de kop boven een artikel. De kop bepaalt of je verder leest. Zo’n kop of kernboodschap hoeft niet de hele lading te dekken, maar moet wel de nieuwsgierigheid van het publiek wekken, waardoor zij blijven luisteren. Lukt dat niet, dan zappen ze naar een ander programma.

Probeer altijd van te voren de vragen te krijgen. Soms lukt dat niet. In dat geval maak je zelf een lijst met vragen die je vermoedelijk kunt verwachten. Zet daar ook een aantal pittige provocatieve vragen in, zodat je voorbereid bent met een goed antwoord. Er is geen garantie dat de interviewer zich precies aan de vragenlijst zal houden, maar het gros van de vragen zal hij zeker stellen. Wellicht dat hij tijdens het interview de volgorde van de vragen verandert, maar je bent in elk geval inhoudelijk goed voorbereid en maakt daarmee een stevige overtuigende indruk.

Vorm een beeld van de interviewer of journalist. Door interviews terug te kijken (bijvoorbeeld op www.uitzendinggemist.nl) krijg je een indruk van de manier waarop de interviewer werkt. Bedenk dat jouw onderwerp, ondanks de nieuwswaarde, voor een interviewer persoonlijk niet interessant hoeft te zijn. Het kan zijn dat hij dan tijdens het gesprek niet goed luistert of jou net niet genoeg uitdaagt met zijn vragen, waardoor je minder goed uit de verf komt. Daar kun je op anticiperen in de inhoudelijke voorbereiding van de antwoorden.

Wat trek je aan? Zowel op de radio als televisie is het belangrijk dat je geen storende geluiden maakt met armbanden, kettingen, oorbellen of een horloge. Voor een televisie uitzending trek je niet al te opvallende en makkelijk zittende kleding aan. Voor de heren bijvoorbeeld een donker pak met een effen overhemd en das. Denk ook aan donkere sokken, niets zo erg als witte sokken onder een donker pak. Voor de dames is er meer keuze, maar het liefst niet te opvallend en ook donkere tinten. Onder studiolampen wordt het behoorlijk warm, het voordeel van donkere kleding is dat je geen zweetplekken ziet. Vermijd ruitjes, glimmende stof of kleding met dezelfde kleur als de achtergrond.

Omgaan met de media

De komende blogs besteed ik aandacht aan het omgaan met de pers. Tegenwoordig is het heel normaal dat bij het kleinste nieuwsfeit de pers er als de kippen bij is. Je stapt uit je kantoor en er staat een journalist met camera en microfoon voor je. Hoe reageer je dan? Waarom zou je überhaupt een interview geven? En als je het doet, wat zeg je dan? Hoe bereid je je voor op een gepland interview? Hoe gaat het in z'n werk in de studio? Wat zijn de addertjes onder het gras?

Waarom zou je een überhaupt interview geven? Met een goed interview zorg je voor een positieve beeldvorming, je krijgt een kans om het publiek voor de lichten en je versterkt de identiteit van jezelf of van je bedrijf. Eigenlijk is het gratis reclame (in dure zendtijd).

Wanneer geef je geen interview. Geef alleen een interview wanneer jij de aangewezen persoon bent om het te doen en nog belangrijker, voldoende tijd hebt om je voor te bereiden. De avond van te voren wat dingen op papier zetten, dat werkt niet. In de volgende blog lees je hoe een optimale voorbereiding eruit ziet.

Zitten of staan?

Wanneer met gelijkgestemden in een vergadering zit, is het niet perse nodig om staand te presenteren. In sommige gevallen is het wel gewenst om te staan. Afhankelijk van de autoriteit en overtuigingskracht die je wilt uitstralen, maak je een keuze.

Het is beter om te staan in de volgende gevallen:
Wanneer je een team of groep leidt en je een nieuw plan of een nieuwe richting aankondigd. In zo'n geval wil je de groep in beweging krijgen en dat komt staand veel krachtiger over.
Wanneer je vanuit je eigen expertise iets vertelt en je doet dat staand, creeer je meer respect van de toehoorders. Hiermee laat je letterlijk zien dat je een autoriteit bent op jouw gebied.
Na een discussie waarbij iedereen zijn mening heeft gegeven, kun je staand het uiteindelijke besluit aankondigen. Daarmee laat je zien dat de discussie ten einde is en dat er actie verwacht wordt.

Lach!

De laatste weken zijn de blogs er even bij ingeschoten, door de voorbereidingen van een week vaardigheidstrainingen in Curacao volgende week. Om nog voor die week de goede gewoonte weer op te pakken, leek mij een blog gekoppeld aan dat heerlijke eiland wel gepast. Als ik aan Curacao denk, dan denk ik aan stralende mensen met een lach op hun gezicht.

En dat is precies wat zo belangrijk is tijdens een presentatie. Als het even kan en het onderwerp laat het toe, laat dan een lach op je gezicht zien. Dat hoeft geen overdreven big smile te zijn, maar een klein lachje of zelf alleen met je ogen. Onderzoek toont aan dat aantrekkelijke sprekers de voorkeur hebben boven onaantrekkelijke sprekers. Ik hoor het je al zeggen "ja maar, ik zie er uit zoals ik eruit zie, stel nou dat ik niet zo aantrekkelijk ben". Dan nog is onderzocht dat mensen een lachend gezicht hoger waardeeren dan een niet-lachend gezicht.

Dus: LACH!
Je ziet er beter uit en wordt beter gewaardeerd door het publiek. Waar het maar even kan, laat president Obama zijn prachtige lach zien. Waarom jij niet?

Andere gezichtsuitdrukkingen die aantrekkelijk overkomen zijn: open ogen, wenkbrauwen iets omhoog en een hoofdknikje zo nu en dan. Open ogen geven aan dat we geïnteresseerd zijn. Opgetrokken wenkbrauwen laten we zien als we verrast zijn of een reactie verwachten, dit trekt de aandacht van het publiek. En met een hoofdknikje bouw je aan bevestiging. Vooral het knikken gebruikt Obama veel, hij werkt met zijn lichaamstaal steeds aan bevestiging.

Natuurllijk werken deze uitdrukkingen pas echt goed als je je van binnen ook zo voelt. Je emoties, houding en intentie zijn de basis voor een authentieke lach.

Een presentatie is geen informatie waterval

Ik sprak vandaag iemand die gesolliciteerd had bij een bureau. Om aangenomen te worden, moest hij een presentatie van 45 minuten houden. Hij worstelde met het dilemma hoeveel hij zou vertellen en koos er uiteindelijk voor om in die 45 minuten zoveel mogelijk over zijn eigen kunnen te vertellen. Het gevolg: de recruiters waren onder de indruk, maar vonden het wat veel en zeiden dat hij met de helft minder aan informatie een betere indruk had gemaakt. Helaas werd hij dan ook afgewezen.

Het idee dat je zoveel mogelijk informatie in een presentatie moet stoppen is de meest voorkomende misvatting. Een presentatie is over het algemeen de slechtste weg om informatie te delen. Zelfs bij de meest charismatische sprekers onthouden mensen vaak maar een paar dingen van de totale presentatie.

Hoe pak je het dan aan als je zoveel te vertellen hebt?
De truc is om je perspectief op presentaties te veranderen. Zie het als middel om mensen te helpen beslissingen te nemen. Neem het publiek mee aan de hand en leid ze door dat beslissingsproces.

Vraag je van te voren af wat belangrijk is voor hen, waarom zouden ze willen luisteren? Die vraag moet dus al snel aan het begin van de presentatie beantwoord worden: "We zijn hier vandaag om.....". Daarbij geef je natuurlijk nog niet de totale oplossing weg. Zie het als een teaser om het publiek verder te laten luisteren.

Vervolgens leid je het publiek door het beslissingsproces, helemaal van het waarom tot aan het hoe moment. Kies dan een probleem waar het publiek mee worstelt, bespreek de aangedragen oplossing en het publiek is klaar om te kiezen.

Leuk en nuttig boek over taalgebruik

Het boek van Paulien Cornelisse “Taal is zeg maar echt mijn ding” is zeer de moeite waard om te lezen, zeker als je af wilt komen van stopwoordjes. Het is voor iedereen herkenbaar en met een flinke dosis humor geschreven.

Paulien schrijft over de manier waarop wij taal gebruiken. Elke keer is er weer een nieuwe trend. “Onwijs gaaf” (waar ik mezelf overigens nog wel eens op betrap) of “vet” zijn inmiddels verouderd, maar er zijn er velen voor in de plaats gekomen. Ik vond het vooral een leuk boekje omdat ik tijdens mijn presentatietrainingen bijna al mijn deelnemers betrap op stopwoordjes. De aller ergste vind ik “zeg maar”. Er zijn mensen die werkelijk in elke zin “zeg maar” gebruiken, waardoor ze naar mijn mening de rest van de zin ontkrachten. Paulien zegt hier terecht over: “Zeg maar betekent we zeggen het nu even zo, maar eigenlijk zou het net zo goed anders kunnen zijn”. Precies, en wat moet het publiek daarmee?

Maar er is meer, ook “eigenlijk”, “een stukje (van uw vermogen)”, “een beetje” hebben een plek veroverd en maar niet te spreken over “oké” als bevestiging dat je iets begrijpt. In het geval van de mededeling, “ik ben bij de kaakchirurg geweest en verga van de kiespijn” en de ander antwoord met “oké”, is dat toch minder.

Een aanrader, nadat je het gelezen hebt, laat je de stopwoordjes wel achterwege!!

Hoe word je geïntroduceerd?

Als spreker is het vaak zo dat je door iemand van de organisatie of de contactpersoon van een bedrijf wordt geïntroduceerd. En dat kan jouw presentatie beïnvloeden! Wat je veel hoort is een soort biografie, een korte versie van wat je ook bij afscheidsrecepties hoort. Degene die jou introduceert heeft wat gegevens opgevraagd en dreunt die op een saaie manier op.

Op de inhoud van de introductie kun je invloed uitoefenen. Overleg van te voren en zorg dat de persoon die jou introduceert de dingen zegt die JIJ belangrijk vindt. Negen van de tien keer zal hij of zij het fijn vinden als jij zelf de tekst aandraagt, lekker makkelijk.

En wat wil je dan dat die persoon vertelt?
De introductie moet er vooral voor zorgen dat het publiek er vertrouwen in krijgt dat zij naar een interessante presentatie gaat luisteren. Dat maakt het jou als spreker weer gemakkelijk. Zorg dat het kort en krachtig is door drie onderdelen erin op te nemen. Alle drie moeten ze naadloos aansluiten op de presentatie die je gaat houden. Per presentatie verschilt dus de introductie afhankelijk van het onderwerp.
1. Wie ben je: beantwoord de vraag waarom juist jij hier komt presenteren.
2. Wat ga je vertellen: hier kun je de kernboodschap laten vertellen of heel kort het onderwerp laten aanstippen.
3. Waarom is het voor het publiek aantrekkelijk om te gaan luisteren: de vraag “what’s in it for me” moet hier beantwoord worden, wat is de kans of juist het probleem waarmee het publiek worstelt en waar jij de oplossing voor hebt.

Nog een tip, laat je nooit introduceren als dé expert op het gebied van. Hiermee kweek je bij het publiek hoge verwachtingen, die alleen maar tegen kunnen vallen. Hou de introductie bescheiden en laat door het verhaal blijken dat je een autoriteit bent op jouw gebied.

Pauzes in presentaties

Een goed getimede pauze is een krachtige techniek in een presentatie.

Het mooiste effect van een pauze is de aandacht die je ermee trekt. Aan het begin van een presentatie gebruik ik meestal het middel van de pauze. Gewoon iedereen in de zaal aankijken en niets zeggen net zolang totdat iedereen stil is. Bovendien heeft het iets spannends voor het publiek. Wacht tot het muisstil is en start dan (natuurlijk) met een bijzondere opening.

Een ander effect is de adempauze voor jou als spreker en daarmee de denktijd voor het publiek. Zij kunnen even laten bezinken wat je hen net hebt verteld. Voor zo’n korte pauze kun je in je hoofd tot 3 tellen.

Een langere pauze midden in je verhaal gebruik je om te zorgen dat je het publiek in de startblokken zet voor het punt dat je gaat maken, de kernboodschap, zodat zij deze goed tot zich laten doordringen. Een langere pauze duurt ca. 5 tellen in je hoofd.

In het begin voelt het vreemd en ook wel spannend om een pauze in te lassen. Ik vind het één van de makkelijker aan te leren spreektechnieken en het waard om bij je eerstvolgende presentatie eens extra op te oefenen.

Succes!

Handige sites met gratis foto's

Wanneer je ervoor kiest om je presentatie te ondersteunen met powerpoint of keynote, ga je op zoek naar foto’s. Dit kan een tijdrovende klus zijn. Om je te helpen in het vinden van gratis foto’s volgt hier een handig overzicht. Bij sommige sites moet je je registreren, lees ook goed de voorwaarden voordat je de foto’s gebruikt (de foto hiernaast is van morguefile.com).

www.sxu.hu
www.imageafter.com
www.morguefile.com
www.flickr.com
www.freephotosbank.com
www.openphoto.com
www.pixelperfectdigital.com
www.imagebase.davidniblack.com
www.freetextures.org
www.amazingtextures.com
www.aboutpixel.de

De veranderde stijl van toespraken

In maandblad “Onze Taal” van juni 2009 wordt het verschil in toespraken door ministers van 20 jaar geleden en nu besproken. 

Vroeger verschilden de toespraken niet veel van de oorspronkelijke beleidsnota, geschreven door beleidsambtenaren. Die één op één kopie zorgde natuurlijk voor droge verhalen, met veel te veel details en uiteindelijk steeds minder media aandacht. Voor ministers worden toespraken tegenwoordig geschreven door speechschrijvers. Dit geldt ook voor directeuren van grote bedrijven die zelf te weinig tijd hebben om voor elk mediaoptreden een eigen speech te schrijven. Door de komst van speechschrijvers is er veel veranderd. De schrijvers van het artikel hebben 66 speeches onderzocht van 2 ministeries, de helft uit eind jaren 80 en de andere helft uit 2003/2004.

Zij constateren een aantal opvallende verschillen. Om te beginnen zijn de teksten korter geworden, van 20 minuten of meer naar een kwartier. Ook de lengte van de zinnen is met gemiddeld 3 woorden gedaald naar 15,8. Bewindslieden gebruiken tegenwoordig alledaagse voorbeelden, waardoor zij een beter contact met hun publiek maken. De speechschrijvers gebruiken meer stijlmiddelen zoals uitdrukkingen en gezegdes, metaforen, herhaling en soundbites. En in de tekst worden bewust elementen uit de spreektaal toegevoegd.

De toespraak heeft een centralere plaats gekregen, is veel meer op het publiek gericht en minder schools. Maar volgens de schrijvers van het artikel kunnen ze nog wel wat meer uitblinken door nieuwe metaforen en memorabele soundbites.

Wanneer je geïnteresseerd bent in taal(gebruik), kun je bij de betere boekhandel het tijdschrift maandelijks in de schappen vinden. 

Een goed begin.....

Stel, je gaat naar de nieuwste Harry Potter film en in plaats van een spannende opening met veel spektakel zie je Daniel Radcliffe naast een beamer staan. Het licht gaat uit en dia voor dia leest hij heel gedetailleerd vanaf de bullet points voor wat er allemaal gaat gebeuren in de film.

Waarom kunnen zakelijke presentaties, net als in films, aan het begin die spanning er niet inbrengen? Zeker bij korte presentaties die als doel hebben om het publiek te activeren, hangt het succes volledig af van een goed begin.

Gelukkig zijn er veel alternatieven voor de alom bekende saaie start “ik ga u vandaag iets vertellen over…” of nog erger “mijn presentatie gaat over…..” (net als vroeger op school met de spreekbeurt):

• Start met een verhaal dat gebaseerd is op één enkele gebeurtenis, één persoonlijke ervaring die je nooit meer vergeet. Geef antwoord op de vragen wie, wanneer, waar, wat, waarom of hoe. Daarmee weet het publiek waarom zij naar jou zullen luisteren. Vertel alleen over bijzonderheden die helpen de boodschap of reden te verduidelijken. Vertel meteen het verhaal en daarna pas wie je bent en van welke organisatie, voordat je verder gaat met de rest van de presentatie.


• Begin met een overdonderende statische bewering: “wist u dat 80% van alle Nederlanders….”, daarmee schets je de context en zet je het publiek in de startblokken voor meer.


• Doe een kleine enquête onder het publiek, waarmee je direct zorgt voor interactie en de presentatie meer de vorm van een gesprek krijgt.


• Doe een quiz, in een grote groep is bijvoorbeeld het van Holland Sport bekende “petje op petje af” een makkelijke manier om uiteindelijk een winnaar over te houden (die dan een bescheiden prijs ontvangt). Ook bij deze vorm meteen interactie met het publiek en ook fysiek beweging.
  
  

De ultieme test

Ik hoorde onlangs een mooie legende. In het Romeinse rijk werden ontwerpers en aannemers letterlijk verantwoordelijk gehouden voor het resultaat. Op het moment dat de ondersteunende steigers werden verwijderd, moesten zij onder de boog gaan staan om te zien of de constructie tegen de zwaartekracht bestand was. Voor het grote publiek was deze “presentatie” de directe zekerheid van een goed en betrouwbaar product.
Wat zou het geweldig zijn als mensen die presentaties moeten houden, gedwongen worden om altijd hun eigen presentatie van te voren te zien en horen. Ik denk dat deze ultieme test de kwaliteit van een boel presentaties aanzienlijk zou verbeteren. In mijn trainingen gebruik ik altijd de camera en mijn ervaring is dat sprekers zichzelf vaak al behoorlijk goed feedback kunnen geven. Dus als je de mogelijkheid hebt, neem jezelf op en kijk er kritisch naar.
Geef je publiek waar voor z’n tijd door jezelf te laten zien als iemand die z’n verhaal met zekerheid vertelt en respect heeft voor z’n publiek omdat hij duidelijk aandacht aan de uitvoering heeft besteed. Je wilt tenslotte dat de mensen in de zaal iphone’s en blackberry’s in de tas houden en na afloop enthousiast met jouw informatie aan de slag gaan.

Ga voortaan eerst zelf onder de boog en doe de ultieme test met de camera!

Steve Jobs gebruikt verhalen

Vandaag ontdekte ik een presentatie van Steve Jobs die ik nog niet eerder had gezien. Het is zijn promotietoespraak op Stanford University in 2005. In de vorm van drie verhalen vertelt hij de studenten zijn boodschap. Omdat hij waargebeurde verhalen over zichzelf gebruikt, weet hij zijn publiek op alle manieren te emotioneren. Deze toespraak bewijst eens te meer hoe belangrijk (echte) verhalen zijn voor het overbrengen van je boodschap! Hier kun je het filmpje van 15 minuten bekijken: http://www.youtube.com/watch?v=UF8uR6Z6KLc&feature=player_embedded

Beyond Bullet Points helpt bij maken van goede powerpoint presentaties

Een heel praktisch boek over het opzetten van een presentatie aan de hand van de klassieke ideeën over een plot, karakters en de 3-acten structuur. De schrijver, Cliff Atkinson, gaat er vanuit dat alle films een verhaal vertellen, dus waarom zou een presentatie dat niet ook doen. In het boek leidt hij je door de drie stappen:

• Schrijf een script
• Maak een storyboard van het script (ondersteunt het gesproken woord)
• Produceer het script

De 3-acten geven je presentatie automatisch een logische structuur. In elke acte beantwoord je een aantal vragen. Wanneer je goed over die vragen nadenkt, kom je tot de kern van het verhaal, zonder de overbodige franje. Door de boodschap te mixen met digitale media in een live conversatie met het publiek wordt een dialoog met het publiek uitgelokt. De gebruikte media wordt hierdoor socialer.

De drie acten bevatten:

1. De setting: om je publiek bij de presentatie te betrekken zul je eerst hun aandacht moeten focussen en hen een context moeten geven.
2. Acties: het publiek krijgt in dit deel het hoe en waarom van de redeneringen voor de oplossing te horen.
3. De beslissing kaderen: in de laatste acte worden de emotie en de redenering bij elkaar gebracht, zodat het publiek haar beslissing kan nemen.

Het boek is alleen verkrijgbaar in het Engels, maar is zeer de moeite waard om te lezen als je vaker presentaties met powerpoint geeft. Heb je geen tijd daarvoor, kijk dan eens op mijn website www.conduite.nl voor meer informatie over presentatietrainingen op maat.

Presenteren zonder franje

Zonder franje betekent dat je alles schrapt totdat je de absolute kern van je betoog overhoudt: simpel, helder en met passie voor het onderwerp. Powerpoint dia’s zijn in overeenstemming en in dienst van je verhaal, simpel en goed ontworpen .

Presentaties zijn vaak zo saai omdat we allerlei franje gebruiken om maar zo perfect mogelijk over te komen. Alle mogelijke details zijn erbij gehaald en de bullets op de vele dia’s zijn niet te tellen. Graag laten we het licht uit, zodat we niet al te veel in de schijnwerpers staan.
Dat kan anders! De volgende tips helpen daarbij.

• Verander je perspectief en probeer niet te laten zien hoeveel je weet, maar richt je op het publiek. Hoe kun je hen helpen, inspireren, motiveren, waar hebben zij wat aan, waarmee kunnen ze verder?
• Sta zo veel mogelijk voor het katheder
• Gebruik geen powerpoint, of zorg in elk geval dat de presentatie ook goed is zonder als de techniek je in de steek laat
• Toch powerpoint? Gebruik een afstandbediening en zorg dat de dia’s niet ter verfraaiing zijn maar echt iets toevoegen, ontwerp in plaats van decoratie!
• Zaallicht aan!
• Keep it simple: helder, duidelijk, fris, van alle wolligheid ontdaan
• Praat in gewone taal, je bent minder authentiek als je jargon gebruikt
• Realiseer je dat je publiek je meer respecteert als je laat zien wie je bent

Presenteren zonder franje kan niet in alle gevallen, maar pas het zoveel mogelijk toe. Je zult merken dat hoe hoger het managementniveau hoe meer franje (decoratie, jargon, intellectueel gepraat) wordt gebruikt. Ben jij degene die in jouw organisatie dat ingeslopen patroon doorbreekt? Presenteer écht en zonder franje!

Presenteren in het conceptuele tijdperk

Volgens Daniel Pink in zijn boek A Whole New Mind, zijn we in de overgang van het informatie- naar het conceptuele tijdperk, van kenniswerkers naar mensen die creëren. In een vorige blog schreef ik dat het voor toeschouwers lastig is om tegelijkertijd geschreven en gesproken woorden te verwerken en dat beelden in combinatie met woorden de kans met 60% verhogen dat de boodschap blijft hangen.
Creativiteit gebruiken in het ontwikkelen van een goede presentatie wordt steeds belangrijker. Pink beschrijft zes (creatieve) talenten die door de rechter hersenhelft bestuurd worden en die je kunt inzetten om je presentatie te verbeteren.

Ontwerp
Ontwerpen is niet verfraaien. Een ontwerp voor een presentatie maak je aan het begin, als je nadenkt over het doel van je presentatie en over de boodschap. Deze gedachten zet je om in tekst en daarna in digitale visuele vorm (powerpoint dia’s).

Verhaal
De mens is een geboren verhalenverteller. Denk maar eens terug aan leerkrachten die indruk op je hebben gemaakt, ik wil wedden dat zij goed waren in verhalen vertellen. In tegenstelling tot feiten en cijfers is een verhaal verduidelijkend, boeiend en gedenkwaardig.

Symfonie
Hiermee wordt het vermogen bedoeld om van schijnbaar ongerelateerde delen een totaalbeeld te vormen. Goede presentatoren leggen verbanden die we misschien nog niet eerder legden, zien verbanden tussen de verbanden, herkennen patronen en presenteren niet alleen brokjes maar het grote geheel.

Empathie
Vertaald naar een presentatie betekent dit dat je je kunt verplaatsen in het standpunt van de toehoorders. En je daarnaast ook kunt aanpassen door wat je van je publiek ziet en hoort ter plekke te verwerken in je presentatie.

Spel
Maak je presentatie leuk, lachende mensen zijn creatiever, meer gemotiveerd en dus meer bereid om mee te gaan in de boodschap die je hebt te vertellen.

Betekenis
Steeds meer mensen zijn op zoek naar betekenis in het leven. Een presentatie is een gelegenheid om een kleine bijdrage te leveren aan de wereld, die voldoening voor zowel toehoorder als publiek oplevert.

Deze talenten leren beheersen is niet voldoende, ze vaker gebruiken is zo langzamerhand noodzakelijk geworden om succesvol te zijn in je werk. Sta bij elke speech of presentatie even stil bij de zes talenten en verwerk ze zo veel mogelijk, meer succes verzekerd!
Het boek van Pink leest vlot en staat vol met interessante webadressen en oefeningen om je rechter hersenhelft verder te ontwikkelen. Het is te koop bij bol.com (isbn 9781594482038).

Nog 3 instrumenten die je presentatie succesvoller maken

In totaal zijn er 6 veel gebruikte retorische technieken die je presentatie succesvoller kunnen maken. In mijn vorige post noemde ik tegenstelling, alliteratie en lijstjes van drie, hier volgt de rest:

Herhaling
Door het gebruik van herhaling zorg je ervoor dat bepaalde dingen in het brein van het publiek blijft plakken. Je kunt door de hele presentatie heen op essentiële momenten woorden of korte zinsnedes herhalen of juist in één bepaald deel van de presentatie snel opeenvolgend een herhaling inbouwen. Een heel duidelijk voorbeeld van die laatste vind je terug in één van de speeches van Obama.

“….Americans have responded with a simple creed that sums up the spirit of a people: Yes, we can. Yes, we can. Yes, we can. It was a creed written into the founding documents that declared the destiny of a nation: Yes, we can. It was whispered by slaves and abolitionists as they blazed a trail towards freedom through the darkest of nights: Yes, we can.
It was sung by immigrants as they struck out from distant shores and pioneers who pushed westward against an unforgiving wilderness: Yes, we can. It was the call of workers who organized, women who reached for the ballot, a president who chose the moon as our new frontier, and a king who took us to the mountaintop and pointed the way to the promised land: Yes, we can, to justice and equality. Yes, we can, to opportunity and prosperity. Yes, we can heal this nation. Yes, we can repair this world. Yes, we can…. ….And, together, we will begin the next great chapter in the American story, with three words that will ring from coast to coast, from sea to shining sea: Yes, we can.”

Zelfs als je de speech vreselijk vond, dan nog is er grote kans dat je hem hebt onthouden. Dat is de kracht van herhaling!!

Retorische vragen
Op een retorische vraag verwacht je geen antwoord. Je kunt een retorische vraag gebruiken om bijvoorbeeld van één deel van je presentatie te verbinden met het volgende deel: “Genoeg over …, hoe zit het met..?.

Puzzels
Een puzzel laat het publiek even in spanning over het antwoord. Een hele mooie vind ik nog steeds van Margaret Thatcher bij de verkiezingen van 1987: “So from the Labour party expect the iceberg manifesto. One-tenth of its socialism visible, nine-tenth beneath the surface”.

Uiteraard kun je retorische technieken ook combineren. Tony Blair combineerde een puzzel en een antwoord in de vorm van een lijstje van drie: “Ask me my three priorities? Education, education and education”.

Drie instrumenten die je presentatie succesvoller maken

Tegenstelling
In een tegenstelling zet je bewust twee contrasterende woorden, zinsnedes of zinnen tegenover elkaar. Kennedy zei ooit: “Ask not what your country can do for you. Ask what you can do for your country”. Ook Obama gebruikt deze techniek: “There’s not a liberal America and a conservative America – there’s the United States of America.”

Alliteratie
Hierbij gaat het om herhaling van woorden met dezelfde klank of dezelfde lettergreep. De meest bekende zin die Martin Luther King Jr. ook sprak, was: “I have a dream….that my four little children will one day live in a nation where they will not be judged by the color of their skin but by the content of their character.”
In dezelfde zin gebruikt hij ook een tegenstelling “not be judged …. but by”, geen wonder dat iedereen zich deze uitspraak jaren later nog kan herinneren.

Lijstjes van 3
Hoe krachtig lijstjes van 3 zijn, blijkt wel uit het verhaal van een andere grote spreker, Sir Winston Churchill, bij zijn aantreden als premier vlak voor de 2e wereldoorlog. Hij zei: “I would say to the House, as I said to those who have joined the Government, I have nothing to offer but blood, toil, tears and sweat.” De laatste zinsnede was zo populair dat het publiek hem overnam en hem in “blood, sweat and tears” veranderde en zo is hij altijd onthouden en gebruikt, nu nog steeds.
Andere bekende uitspraken: “ik kwam, ik zag en ik overwon”, “geloof, hoop en liefde”.

Pimp je bestaande powerpointpresentatie

Heb je al een powerpoint gemaakt en heb je nog even tijd om er kritisch naar te kijken?
Dan kun je met een paar kleine ingrepen saaie bullets ombouwen door de presentatie door te lopen op de volgende punten:

• Dia’s zijn er om gesproken woorden te versterken, in plaats van ze te herhalen. Kijk waar bullets vervangen kunnen worden door een beeld, waarmee je bij het publiek een emotie teweeg brengt. Vervang bijvoorbeeld tekst over milieuvervuiling door een beeld van met olie besmeurde vogels of maak zelf een foto van een file of van leegstaande winkels. Uiteindelijk gaat elk onderwerp over tastbare dingen, zelfs financiële onderwerpen en kunnen zij met een beeld geïllustreerd worden.
• Als je geen beeld kunt bedenken of vinden, dan ik elk geval nooit meer dan 6 woorden op een dia. Geen enkel onderwerp is zo ingewikkeld zijn dat deze regel overtreden moet worden.
• Gebruik geen diaovergangen.
• Gebruik geen clip-art (iedereen kent ze).
• Maak een apart document dat het publiek na afloop mee kan nemen. Vertel aan het begin van de presentatie dat je na afloop alle details zult geven in een hand-out, zodat het publiek tijdens de presentatie geen aantekeningen hoeft te maken.
• Deel geen afdrukken van de dia’s uit.
  

Extreem korte powerpoint presentaties

Wat zou het prettig zijn als langdradige presentaties met slapend publiek tot het verleden behoren. In Japan heeft architectenbureau Klein Dytham Architects daar iets op bedacht. Zij bieden ontwerpers een plaform voor het uitwisselen van ideeën en kennis door middel van de maandelijkse Pecha Kucha Night. Er is één regel: je houdt je verhaal in 20 dia’s die elk 20 seconden blijven staan. De spreker is dus gebonden aan 6 minuten en 40 seconden. Binnen die tijd moet hij zijn boodschap aan het publiek overbrengen. Uitwijden of afdwalen en powerpoint dia’s met enorm veel tekst zijn niet meer mogelijk. Dat maakt het voor de spreker heel spannend, een soort sport. Voor de toeschouwer zijn saaie verhalen snel voorbij en zijn goede verhalen heel dynamisch. In Nederland is het fenomeen ook doorgedrongen en worden avonden georganiseerd, meer informatie vind je op www.pechakucha.nl. Maak je vergaderingen en presentaties aantrekkelijk en experimenteer op je eigen werk eens met het idee door presentaties op deze manier in te richten!

Visuele ondersteuning ZONDER bullets

Mensen kunnen niet naar een spreker luisteren en tegelijkertijd een tekst lezen!
De voorkeur van het publiek gaat uit naar het scherm, dus eerst lezen en dan luisteren. Een belangrijk onderdeel van een presentatie, het oogcontact tussen spreker en publiek, verdwijnt.

Waarom bestaan de meeste presentaties dan nog steeds uit een stroom informatie met veel te abstracte titels en bullet points? Dat komt omdat sprekers denken dat een flinke verzameling tekst de indruk wekt dat je goed voorbereid, professioneel en in staat bent om zonder papier te presenteren. Na de presentatie kan de powerpoint ook heel handig gebruik worden als handout. Eenmaal thuis gekomen valt er aan presentaties met bullets vaak geen touw meer vast te knopen en belandt hij negen van de tien keer in de oud papierbak.

Wat dan wel? Gebruik powerpoint alleen als middel om de gesproken presentatie te ondersteunen. Hang gesproken woorden op aan plaatjes. Krachtige beelden ter ondersteuning voegen iets toe aan de presentatie, waardoor de luisteraar de boodschap nog beter zal onthouden. Er zijn veel websites waar je foto’s kunt downloaden tegen een geringe vergoeding of gratis, zoals Stock Exchange, Morguefile, Image After.

Oogcontact maken hoe doe je dat?

De vorige post behandelde het onderwerp winnen en vasthouden van de aandacht van het publiek. Een van de hulpmiddelen die je daarbij hebt, is oogcontact. Door oogcontact krijgt het publiek het gevoel dat je met elk van de aanwezigen persoonlijk spreekt.

Wat doe je wel?
Als je een seconde of 2 focust op één persoon in het publiek is het meestal zo dat deze persoon zal knikken of lachen als respons. Het lijkt wel alsof hij zich daartoe min of meer verplicht voelt. Zeker in het begin van je presentatie is dit een goed middel om contact op te bouwen. Ben je eenmaal een eind gevorderd dan geeft de respons informatie over het al dan niet succesvolle verloop. Krijg je signalen dat het publiek je volgt of zitten mensen bedenkelijk te kijken? Door meteen in te spelen op die reacties en aangeeft dat je bedenkelijke gezichten ziet in de zaal, geef je het publiek de kans om te reageren. Maar nog belangrijker, het publiek voelt zich gehoord en weet dat jij in hen geïnteresseerd bent. Je blijft in contact.

Wat doe je niet?
Als je met je ogen te veel bezig bent met de tekst dan loop je het risico dat het publiek denkt dat de tekst belangrijker is dan communiceren met hen. Ook kijken naar een scherm achter je verbreekt volledig het contact met de zaal. Helaas komt dit nog veel voor. Een vast punt zoeken achterin de zaal, zodat je als het ware over de hoofden heen kijkt, is ook geen goede methode. Wanneer je met een vriend of collega praat, dan kijk je toch ook niet over zijn schouder naar een plek achter hem? Elkaar in de ogen kijken geeft persoonlijk contact en dat is wat je wilt, ook als je presenteert!

Contact maken met het publiek

Het publiek beoordeelt nog voordat je begint met praten. Vaak gebeurt dat onbewust. Hoe zorg je er nu voor dat het publiek tot een positieve conclusie komt, hoe verover je het toneel en maak je het tot jouw arena?

Om te beginnen is het goed om jezelf in de juiste stemming te brengen en te zorgen dat je je comfortabel voelt voor het publiek. Als jij je comfortabel voelt, kom je ook zo over. Neem een situatie in gedachten waarin je je ontspannen voelt, bijvoorbeeld thuis of bij vrienden. Hoe zien je bewegingen eruit, hoe is je lichaamstaal? Oefen (voor de spiegel of op camera) de ontmoeting met je publiek en gebruik dezelfde lichaamstaal. De volgende stap in de voorbereiding is onderzoeken welke emoties je zelf hebt met het onderwerp, waar zit je passie? Publiek wil enthousiasme zien, alleen dan blijven ze luisteren en is de kans groot dat zij de boodschap onthoudt. Je bent in de juiste stemming, straalt passie uit, dan is nu de vraag hoe krijg en houd je de aandacht? Om deze vraag te beantwoorden kun je weer een voorbeeld uit je eigen omgeving nemen. Hoe maak je contact met de mensen om je heen als je iets te zeggen hebt, hoe trek je de aandacht van iemand die een boek leest, wat zeg je, wat doe je? De boodschap (inhoud) en houding (vorm) bepalen of je succesvol contact maakt. Wat zeg je tegen je publiek, hoe zeg je het en hoe sta je erbij?
De voorgaande stappen bepalen in grote mate jouw contact met het publiek en zijn vooraf te oefenen. De laatste stap vindt deels plaats op het moment zelf. Wanneer je ontspannen voor het publiek staat, krijg je gedurende de presentatie ruimte om naar hen te luisteren door goed te kijken. Op de gezichten van de mensen valt hun emotie af te lezen. Wanneer je daarop weet te reageren, krijgt het publiek het gevoel dat je met ieder van hen persoonlijk praat. In de presentatie kun je retorische vragen verwerken en tekst opnemen waarmee je het publiek direct aanspreekt. Wacht na zo’n uitspraak steeds even om te kijken of “het kwartje valt” voordat je doorgaat, zodoende voelt het publiek dat je naar hen luistert.

Hoe de wijsheid van Aristoteles helpt om overtuigend te zijn

Aristoteles bedacht 2300 jaar geleden de basisprincipes van een overtuigende presentatie; logos, ethos en pathos. Na al die jaren bieden deze principes nog steeds het beste handvat om een verhaal op te bouwen en er kleur in aan te brengen. Logos is een vast element in elke presentatie. De keuze voor ethos en pathos hangt af van de mate waarin je een argument kracht bij wilt zetten en of je bij de toehoorder een emotie wilt oproepen.

Logos – structuur en argumentatie
Door structuur aan te brengen met een opening, middenstuk en slot bied je de luisteraar helderheid. Het verhaal wordt onderbouwd met logische argumenten, die kunnen bestaan uit voorbeelden, anekdotes, cijfermateriaal of verklaringen met een oorzaak en gevolg relatie.
Het soort argument dat je gebruik is afhankelijk van de specifieke situatie en het specifieke voorstel. Stelregel is, gebruik één soort argument als onderbouwing voor één vraag.

Barack Obama weet als geen ander te zijn betogen helder te structureren. In zijn opening geeft hij aan welke zaken hij zal behandelen. Woorden herhalen en vragen stellen, zoals “what is the promise?”, bieden structuur aan de luisteraar.

Ethos – eigen kwaliteiten, expertise en geloofwaardigheid als persoon
Om de kracht van je argumenten kun je je autoriteit op een bepaald gebied te laten blijken, maar het is handig om autoriteit niet als enige argument te gebruiken. Onpartijdigheid of het gebrek aan eigenbelang werkt ook versterkend. Obama is in zijn speeches niet uitgesproken zwart of wit, hij profileert zich dus niet als een radicale zwarte leider. Wat Obama ook niet doet, is zijn tegenstanders aanvallen (hoeveel aanleiding McCain daar ook voor gaf). Hij blijft bij zijn eigen verhaal en presenteert zijn boodschap positief.
Bij ethos gaat het om het beeld dat de toehoorder van je vormt en dat heb je natuurlijk het liefst zo positief mogelijk.

Pathos – de emoties van het publiek
Emotionele argumenten blijken een sterker overtuigingsmiddel te zijn dan rationele argumenten. Naast feitelijke informatie is het dus goed om emoties te verwoorden. Een gemakkelijke manier hiervoor is door voorbeelden te geven, een verhaal te vertellen, waarin je zo concreet mogelijk bent. Geef beschrijvingen waar het publiek in mee kan gaan. In onze taal zijn veel stijlmiddelen om emotie bij het publiek teweeg te brengen. Het is zeer aan te raden je hierin te verdiepen en ze te gebruiken.

Tot slot nog een voorbeeld van Obama die het stijlmiddel alliteratie, het verbinden van woorden en ideeën via klank of herhaling, mooi gebruikt: “divisions and distractions and drama that passes for politics”.

Crisis als kans

In de Chinese taal betekent het woord wei chi zowel crisis als kans. De huidige kredietcrisis levert ook kansen op. Ondermeer de kans om jezelf te onderscheiden van anderen. Waar je in tijden van overvloed met een minder boeiende presentatie wellicht nog een opdracht kon binnenhalen, zitten we nu in een periode waarin een presentatie kan betekenen d'r op of d'r onder.

Naast een kernachtige boodschap en een duidelijke focus in je verhaal, is een powerpoint presentatie die afwijkt van de gebruikelijke overzichtjes met bullets, een mooie manier om je te onderscheiden. Uit onderzoek blijkt, dat woorden gecombineerd met plaatjes de kans dat de boodschap beter blijft hangen, vergroot met 60%. Op youtube zijn verschillende filmpjes te vinden van presentaties door Steve Jobs. Hij weet als geen ander hoe belangrijk de kracht van beelden is. Uiteraard oefent hij al zijn presentaties net zo lang totdat zij perfect zijn. Een mooi voorbeeld is de introductie van de Ipod Nano http://www.youtube.com/watch?v=7GRv-kv5XEg

Misschien denk je, dat is Amerikaans en dat doen we zo niet in Nederland. In mijn visie is die gedachte onjuist en kunnen wij in Nederland veel beter gebruik maken van de mogelijkheden van powerpoint.