Waarom een stapeltje powerpoint dia's geen handout is

Bij veel presentaties krijg je na afloop een stapeltje powerpoint dia's als hand-out uitgereikt. Het lijkt een eenvoudige en snelle manier om het publiek van een handout te voorzien, maar is dit echt nuttig en wordt het achteraf gelezen? Ik denk van niet.

Een paar dagen na de presentatie is er meestal geen touw meer aan vast knopen. Helaas bestaan veel diapresentaties uit een spreekschema in de vorm van bullets. Afgebroken zinnen of losse kreten die na afloop niet meer zoveel zeggen. Maar ook als ze bestaan uit beelden, kun je alleen met de bijbehorende tekst begrijpen wat ermee wordt bedoeld.

Daarom is het beter om spreektekst, dia’s en hand-out te zien als drie verschillende producten. Ik hoor je al zeggen "maar daar heb ik toch helemaal geen tijd voor". Uiteindelijk betaalt die moeite zich terug. Respect van je publiek en resultaat van je presentatie krijg je alleen als je er genoeg werk van maakt. Echt.

Het voordeel is, dat je de hoeveelheid informatie in de presentatie kunt beperken tot de belangrijkste boodschappen. Dat scheelt weer tijd! Een presentatie is immers bedoeld om te inspireren, niet om een berg informatie over het publiek uit te storten. De dia's, in de vorm van beelden en foto's ondersteunen dat verhaal. Het publiek kan de hand-out na afloop meenemen of vanaf diezelfde dag downloaden van de website. Dat laatste is een mooie manier om nogmaals contact te maken met je publiek

Tips voor het maken van een effectieve handout

• Neem voldoende tijd en laat het er verzorgd uitzien, het is ook een visitekaartje.
• Maak een korte samenvatting van je presentatie en vul het aan met extra gegevens.
• Zorg voor dezelfde titel en structuur als de presentatie.
• De handout moet leesbaar zijn voor iemand die niet bij de presentatie aanwezig was.
• Laat ruimte vrij, zodat het publiek aantekeningen kan maken.

Deel je de handout van te voren uit of pas na afloop? Wanneer je presentatie onderhoudend is, zal niemand de handout ondertussen uitgebreid gaan zitten lezen. Er zijn genoeg mensen die graag aantekeningen maken en die bedien je met een handout vooraf. Naar mijn idee is het om het even op welk moment je de hand-out uitdeelt. Wanneer je een goede presentatie hebt, geïllustreerd met beeldende dia's zal de hand-out geen afleiding zijn, maar (na afloop) juist een aanvulling.

Hoe je powerpoint dia's in 4 stappen verbetert

STAP 1    Maak een foto of beeld zo groot als de dia
STAP 2    Gebruik de derdenregel en verdeel de dia in 9 vlakken
STAP 3    Bepaal wat de belangrijkste elementen van de foto zijn
STAP 4    Plaats deze elementen op de power points of op de lijnen

Een powerpoint presentatie wint aan impact wanneer je de beelden, die je hebt gevonden of zelf hebt gemaakt, goed op een dia plaatst. Een los plaatje met een tekst heeft veel minder impact dan een foto die schermvullend is. Het enige dat je nodig hebt, zijn goede kwaliteit foto's, die je naar eigen wens kunt vergroten en verkleinen.

De derdenregel is voor fotografen vanzelfsprekend, maar wordt door makers van powerpointpresentaties nog veel te weinig gebruikt. Met de derdenregel verdeel je een dia in 9 vlakken met twee horizontale en twee verticale lijnen. Daardoor ontstaan 4 "power points". De krachtige punten waarop je de belangrijkste elementen van een beeld of foto plaatst. Ook de lijnen kun je gebruiken om een deel van de foto langs uit te lijnen.

  
Onderzoek heeft aangetoond dat de ogen van een kijker van nature een van de power points opzoekt en niet in eerste instantie naar het midden van een plaatje kijkt. Tijdens het fotograferen kun je hier al rekening mee houden. In iStockphoto zit zelfs een mogelijkheid om van te voren aan te geven hoe foto's uitgelijnd moeten zijn, zodat je alleen die foto's als resultaat krijgt. Op de onderstaande foto is het huis geplaatst op de power point links onder, de horizon is uitgelijnd op de onderste horizontale lijn.

Powerpoint gebruiken zoals het bedoeld is, voor beelden

Veel sprekers hebben de neiging om zoveel mogelijk informatie te geven. Dat doen ze  vanuit de gedachte dat zij volledig moeten zijn. Maar kan het publiek wel alle achtergronden verwerken?

Je kunt ervan uitgaan dat het publiek na een presentatie een stap verder wil zijn. Zij wil resultaten horen, weten wat de omvang van een probleem is en welke oplossingen er zijn. Dat betekent dat je de veelheid aan informatie moet terugbrengen tot de kern, waarmee je alleen die vragen beantwoordt die voor het publiek het belangrijkste zijn.  

Daarom start je de voorbereiding van je presentatie ook altijd met het bedenken van de kernboodschap. Deel je verhaal op in blokjes en bedenk eventueel per onderdeel een sub kernboodschap. De powerpoint bouw je op aan de hand van de hoofd- en subkernboodschap(pen), door er beelden bij te zoeken in plaats van er een rijtje bullets van te maken.

Elke boodschap krijgt een eigen dia. Je kunt ervoor kiezen om alleen het beeld te laten zien of ook de kernboodschap erbij te zetten. De kernboodschap komt in de plaats van een "kopje", wat vaak de categorienaam is, zoals bijvoorbeeld "budget 2010". Het beeld vervangt de bullets.

Het programma Powerpoint is gemaakt voor beelden. Het ontleent zijn naam aan de derdenregel. Een dia wordt verdeeld in 9 vlakken door middel van twee vertikale en twee horizontale lijnen, waardoor er 4 “power points” ontstaan. Deze vier punten staan net iets uit het midden. In plaats van een beeld uit te lijnen in het centrum van de dia, gebruik je de power points om het beeld te plaatsen. Vergeet de bullets en gebruik Powerpoint waar het voor bedoeld is: beelden.

Powerpoint make-over

Hoeveel dia's moet je gebruiken?

Om te beginnen: er is geen standaard regel voor het aantal dia's. Ik heb een geweldige presentatie gezien met 80 dia's, het leek wel een film. Maar ook presentaties die met 3 dia's het publiek een half uur wisten te boeien.

Dia's zijn er alleen ter ondersteuning van je verhaal. Wanneer je dat als uitgangspunt neemt, zit je altijd goed. Dan kun je dus ook besluiten om geen enkele dia te gebruiken.

Iedere presentatie heeft zijn eigen dynamiek en er is geen standaard te noemen voor het aantal dia's, de lengte van je tekst of de grootte van een letter. Ondanks dat, kan het geen kwaad om de 10-20-30 regel van Guy Kawasaki in je achterhoofd te houden. Wanneer iedereen deze richtlijn zou hanteren, dan zouden veel powerpoint presentaties er al heel wat beter uitzien.

De 10-20-30 regel is makkelijk te onthouden en bied je bij het maken van een presentatie een aantal voordelen.  

1. Het zorgt voor beter ontworpen dia's, wanneer je jezelf beperkt tot 10 dia's per presentatie. In plaats van bijvoorbeeld 5 bulletpoint dia's te gebruiken om een onderdeel duidelijk te maken, word je gedwongen om de informatie te minimaliseren in één eenvoudige dia.
2. Hetzelfde geldt voor de lengte van je verhaal. Eén kernboodschap per presentatie is alles wat een publiek aankan. Focus je verhaal op die ene boodschap en 20 minuten is in veel gevallen meer dan voldoende spreektijd.
3. Dia's worden leesbaarder. Ik vind 30pt lettertype zelfs aan de kleine kant, waardoor het nog steeds verleidelijk is om meer dan 1 korte zin op een dia te zetten. Gebruik liever 60 of 70pt. Verwoord tekst in een (sub)kernboodschap van een paar woorden. Eén zin bij één beeld, of alleen die ene kernboodschap bijvoorbeeld op een zwarte achtergrond.

Presentatie Steve Jobs (CEO Apple)

 

 

Waarom sprekers vergeten te ademen

Het valt mij op dat veel sprekers niet ademen, tenminste, niet op de juiste manier. Dit komt omdat we veel tijd zittend doorbrengen. Ademhalen is lastiger als je zit en helemaal als je ingezakt zit. Je hebt de neiging om oppervlakkig te ademen en net genoeg lucht naar binnen te laten komen om te blijven leven.

Een goede ademhaling laat je stem beter tot z'n recht komen. Het zorgt ervoor dat je stem krachtig overkomt, waardoor je autoriteit uitstraalt. Het helpt ook om binnen de zinnen klemtonen aan te brengen, hard en zacht spreken af te wisselen of pauzes te houden. Die technieken zijn nodig om het publiek te overtuigen of de regie te nemen in een interviewgesprek.

Aan de slag dus met je ademhaling. Het fijne is dat je het overal kun oefenen en hoe vaker je dat doet hoe sneller je onbewust wel goed ademt. Neem een grote ademteug en laat de lucht als het ware naar binnen vallen, helemaal tot onder je navel. Je voelt en ziet je buik opzetten. Laat vervolgens de lucht langzaam in ca. 30 seconden via je mond weer ontsnappen. Houd je schouders stil. Herhaal dit enkele keren en doe het  Hou voor gewoonte om niet te veel woorden op één adem uit te spreken. Doe je dat wel, dan eindigen de laatste woorden van je zin zachter en lager, als een zinkend bootje.

Geef jezelf wat lucht tijdens presentaties!