Je kunt niet én een algemeen overzicht geven én diep gaan in dezelfde presentatie. Je zult moeten kiezen en naar mijn idee is het beter om dan te kiezen voor diepgaand. En wel om 4 redenen.
#1 Diepgaand is beter te onthouden
In een overzicht kun je slechts onderwerpen globaal aanstippen. Mensen onthouden een onderwerp veel beter wanneer je de tijd neemt om het verder uit te diepen door een voorbeeld te geven of de voor- en nadelen te behandelen.
#2 Diepgaand is overtuigender en boeiender
Een overzichtspresentatie is saai. Iedereen in het publiek die al een beetje voorbij het beginnersniveau is, vindt geen nuttige informatie. Door je verhaal niet te makkelijk maar ook niet te moeilijk te maken, zorg je dat zij hun aandacht erbij houden.
#3 Diepgaand is efficiënter
Waarom zou je werk maken van een algemene presentatie waarbij het publiek weinig tot niets onthoudt en zij de informatie zelf via bijvoorbeeld internet kan vinden?
#4 Diepgaand is beter voor je eigen positie
Iedereen kan een algemene presentatie houden maar alleen een expert kan diepgaand over een onderwerp spreken.
Maak de keuze en ga voor diep!
Jouw voorganger hield een veel te lang verhaal en ineens sta je voor de vraag of je jouw presentatie wat wilt inkorten. Fijn. Heb je een mooi gestructureerde presentatie binnen de gestelde tijd gemaakt, moet het ineens een stuk korter.
Wat werkt niet?
De neiging van de meeste sprekers is om in een enorm tempo toch alles te vertellen. Dit heeft totaal geen zin. Alle emotie die je in je verhaal hebt gebracht door bijvoorbeeld pauzes in te lassen of klemtonen aan te brengen gaat daardoor verloren.
Wat werkt wel?
1. Anticiperen
- Zorg in elk geval altijd dat je tekst goed gestructureerd en verdeeld is in hapklare brokken. Je kunt dan snel kiezen welke brokken tekst je laat vervallen en later nazendt.
- In de blog over het editen van je tekst, staat de suggestie om van elk blokje tekst een 1-minuut presentatie te maken. Als je die exercitie bij de voorbereiding een keer hebt gedaan, weet je van elk blok wat de kern is.
- De kans op deze vraag is groter wanneer je deelneemt aan een event met meerdere sprekers. Maak in zo'n geval voor de zekerheid een verkorte versie van 10 tot 15 minuten.
2. Ter plekke een keuze maken.
Leg het publiek de drie belangrijkste punten voor die je wil bespreken en vraag hen er één te kiezen. Stuur na afloop een hand-out met de overige informatie en zorg dat jouw contactinformatie duidelijk vermeld staat.
Een paar dagen na de presentatie is er meestal geen touw meer aan vast knopen. Helaas bestaan veel diapresentaties uit een spreekschema in de vorm van bullets. Afgebroken zinnen of losse kreten die na afloop niet meer zoveel zeggen. Maar ook als ze bestaan uit beelden, kun je alleen met de bijbehorende tekst begrijpen wat ermee wordt bedoeld.
Daarom is het beter om spreektekst, dia’s en hand-out te zien als drie verschillende producten. Ik hoor je al zeggen "maar daar heb ik toch helemaal geen tijd voor". Uiteindelijk betaalt die moeite zich terug. Respect van je publiek en resultaat van je presentatie krijg je alleen als je er genoeg werk van maakt. Echt.
Het voordeel is, dat je de hoeveelheid informatie in de presentatie kunt beperken tot de belangrijkste boodschappen. Dat scheelt weer tijd! Een presentatie is immers bedoeld om te inspireren, niet om een berg informatie over het publiek uit te storten. De dia's, in de vorm van beelden en foto's ondersteunen dat verhaal. Het publiek kan de hand-out na afloop meenemen of vanaf diezelfde dag downloaden van de website. Dat laatste is een mooie manier om nogmaals contact te maken met je publiek
Tips voor het maken van een effectieve handout
- Neem voldoende tijd en laat het er verzorgd uitzien, het is ook een visitekaartje.
- Maak een korte samenvatting van je presentatie en vul het aan met extra gegevens.
- Zorg voor dezelfde titel en structuur als de presentatie.
- De handout moet leesbaar zijn voor iemand die niet bij de presentatie aanwezig was.
- Laat ruimte vrij, zodat het publiek aantekeningen kan maken.
Deel je de handout van te voren uit of pas na afloop? Wanneer je presentatie onderhoudend is, zal niemand de handout ondertussen uitgebreid gaan zitten lezen. Er zijn genoeg mensen die graag aantekeningen maken en die bedien je met een handout vooraf. Naar mijn idee is het om het even op welk moment je de hand-out uitdeelt. Wanneer je een goede presentatie hebt, geïllustreerd met beeldende dia's zal de hand-out geen afleiding zijn, maar (na afloop) juist een aanvulling.
STAP 1 Maak een foto of beeld zo groot als de dia
STAP 2 Gebruik de derdenregel en verdeel de dia in 9 vlakken
STAP 3 Bepaal wat de belangrijkste elementen van de foto zijn
STAP 4 Plaats deze elementen op de power points of op de lijnen
Een powerpoint presentatie wint aan impact wanneer je de beelden, die je hebt gevonden of zelf hebt gemaakt, goed op een dia plaatst. Een los plaatje met een tekst heeft veel minder impact dan een foto die schermvullend is. Het enige dat je nodig hebt, zijn goede kwaliteit foto's, die je naar eigen wens kunt vergroten en verkleinen.
De derdenregel is voor fotografen vanzelfsprekend, maar wordt door makers van powerpointpresentaties nog veel te weinig gebruikt. Met de derdenregel verdeel je een dia in 9 vlakken met twee horizontale en twee verticale lijnen. Daardoor ontstaan 4 "power points". De krachtige punten waarop je de belangrijkste elementen van een beeld of foto plaatst. Ook de lijnen kun je gebruiken om een deel van de foto langs uit te lijnen.
Onderzoek heeft aangetoond dat de ogen van een kijker van nature een van de power points opzoekt en niet in eerste instantie naar het midden van een plaatje kijkt. Tijdens het fotograferen kun je hier al rekening mee houden. In iStockphoto zit zelfs een mogelijkheid om van te voren aan te geven hoe foto's uitgelijnd moeten zijn, zodat je alleen die foto's als resultaat krijgt. Op de onderstaande foto is het huis geplaatst op de power point links onder, de horizon is uitgelijnd op de onderste horizontale lijn.
Veel sprekers hebben de neiging om zoveel mogelijk informatie te geven. Dat doen ze vanuit de gedachte dat zij volledig moeten zijn. Maar kan het publiek wel alle achtergronden verwerken?
Je kunt ervan uitgaan dat het publiek na een presentatie een stap verder wil zijn. Zij wil resultaten horen, weten wat de omvang van een probleem is en welke oplossingen er zijn. Dat betekent dat je de veelheid aan informatie moet terugbrengen tot de kern, waarmee je alleen die vragen beantwoordt die voor het publiek het belangrijkste zijn.
Daarom start je de voorbereiding van je presentatie ook altijd met het bedenken van de kernboodschap. Deel je verhaal op in blokjes en bedenk eventueel per onderdeel een sub kernboodschap. De powerpoint bouw je op aan de hand van de hoofd- en subkernboodschap(pen), door er beelden bij te zoeken in plaats van er een rijtje bullets van te maken.
Elke boodschap krijgt een eigen dia. Je kunt ervoor kiezen om alleen het beeld te laten zien of ook de kernboodschap erbij te zetten. De kernboodschap komt in de plaats van een "kopje", wat vaak de categorienaam is, zoals bijvoorbeeld "budget 2010". Het beeld vervangt de bullets.
Het programma Powerpoint is gemaakt voor beelden. Het ontleent zijn naam aan de derdenregel. Een dia wordt verdeeld in 9 vlakken door middel van twee vertikale en twee horizontale lijnen, waardoor er 4 “power points” ontstaan. Deze vier punten staan net iets uit het midden. In plaats van een beeld uit te lijnen in het centrum van de dia, gebruik je de power points om het beeld te plaatsen. Vergeet de bullets en gebruik Powerpoint waar het voor bedoeld is: beelden.
Powerpoint make-over
Posts
